National Comprehensive Archives
在当今这个数字化技术深刻影响各行各业的转型时期，徐州医科大学作为医学教育的佼佼者，其档案室智慧化改造的举措，不仅是对时代脉搏的精准把握，更是对学校长远发展战略的深刻践行。徐州医科大学档案室的智慧升级，是时代变迁下的主动应变，更是教育质量提升的关键一环。智慧档案系统的引入，不仅极大地提升了档案管理的效率与精确度，更通过数据的深度挖掘与分析，为教学科研提供了强有力的信息支撑，助力科研成果的快速转化与应用。同时，这一变革还促进了校园文化的深度挖掘与广泛传播，使得学校的历史积淀与精神风貌得以在新时代焕发新生。
学校简介
徐州医科大学是江苏高水平大学建设高峰计划建设高校，学校办学历史可追溯至创办于1934年的江苏省立医政学院，1958年由南京医学院分迁至徐州成立南京医学院徐州分院，1960年定名为徐州医学院，2016年更名为徐州医科大学。建校六十余年来，学校秉承“以德较医、博学创新”的校训精神，实施“人才强校、质量立校、科技兴校、特色名校、文化铸校”的发展战略，坚持“创新型发展”“选择性优秀”“关联性拉动”的发展思路，走出了一条极具特色的发展之路，是整个淮海经济区办学历史悠久、办学特色鲜明的一所高等医学院校，也是该地区医学教育、医学科研和医疗服务的中心。学校坚持立德树人，以质量为生命线，为社会培养了大批高级医疗卫生人才。近5年，学校荣获各类大学生竞赛奖项400余项，获“创新大赛”“挑战杯”等三大科创竞赛国奖30余项。学生先后荣获中国国际大学生创新大赛金奖、“挑战杯”创业计划竞赛金奖、“挑战杯”课外学术科技作品竞赛一等奖、全国大学生生命科学竞赛特等奖、全国高校企业数字化运营挑战赛特等奖等。学校先后被评为“江苏省师资队伍建设先进高校”“江苏省科技工作先进高校”“江苏省高校校风建设优秀单位”“党的建设和思想政治工作先进高校”“江苏省高等学校和谐校园”“江苏省文明校园”“江苏省高质量平安校园建设高校”“江苏省绿色校园”等，赢得了社会的广泛认可。
传统困境亟待突破
传统管理模式，面临诸多棘手难题。存储空间紧张，纸质档案堆积如山，有限的库房难以容纳日益增长的档案资料。检索查询效率低下，师生和工作人员需在浩如烟海的档案中人工翻找，耗时费力，严重影响工作和学习进度。而且，档案安全存在隐患，纸质档案易受温湿度、虫害、火灾等因素威胁，一旦受损，珍贵的历史资料和学术成果将付之东流。同时，传统管理模式下，档案的开发利用程度较低，大量有价值的信息被尘封，无法充分发挥其对学校发展的支撑作用。
建设方案
方案一：环境管理系统智能环境管理系统是智慧档案环境管理的核心。通过安装高精度、快速响应的传感器，实时监测档案库房的温度、湿度、空气质量等环境因素。根据预设的阈值，系统能够自动调节库房温度、湿度等，以保持库房内环境在适宜的范围内。本项目配备了智能环境区域控制器、除湿加湿净化一体机、净化除酸型除湿加湿一体机、空气质量云测仪、空调远程控制器等设备。
方案二：安防管理系统智慧档案馆安防管理系统通过集成视频监控、门禁控制、报警系统等多种技术手段，对档案馆内外环境进行实时监测和保护。这能够及时发现并应对潜在的安全威胁，如非法入侵、盗窃、火灾、漏水、温湿度预警等，从而确保档案资料的安全性和完整性。本项目配备了云多功能漏水报警器、网路摄像机、红外双鉴探测器、智能门禁系统、消息主机等设备。
方案三：智慧档案管理平台智慧档案馆管理总平台系统通过集成温湿度传感器等设备，实时监测库房内的环境变化，包括温湿度、空气质量等参数。一旦发现异常，系统会自动报警并通知管理人员，同时自动调节空调、除湿机等设备，确保档案保存环境的稳定。这种智能化的环境管理系统不仅延长了档案的保存寿命，还提高了档案保存的质量。方案四
大数据可视化平台智慧档案馆大数据可视化平台通过集成多套系统数据，实现软硬件系统各参数的实时监测。这包括对档案库房内的温湿度、空气质量、安防状况等进行全方位监控，并能在出现异常时及时发出预警。打破了数据孤岛现象。这使得档案管理人员能够在一个平台上全面、实时地掌握库内各类数据，从而大大提高了管理的效率。
建设成果
徐州医学院档案室智能化改造工程已于2024年12月16日竣工验收。徐州医学院档案室智能化改造是高校信息化建设的需要，是高校信息化建设的重要保障。经过智能化的更新，档案室重新焕发了生机，它在档案管理、教学与研究、校园文化的传承中，扮演着日益重要的角色。它为学校打开了智慧档案管理的新局面，帮助学校在医学教育上更上一层楼，用智慧档案承载医学之魂，为培养更多优秀的医学人才，促进医学事业的发展做出自己的贡献。
