National Comprehensive Archives
在新时代的发展下，传统档案管理模式已难以满足日益增长的社会需求以及档案事业高质量发展的要求。为了更好地履行“为党管档、为国守史、为民服务”的档案工作职责，与时俱进，充分运用现代信息技术的优势，山西省祈州市保德县档案馆积极谋划、精心筹备，探索智慧档案馆建设。
一、山西省忻州市保德县档案馆
保德县档案馆位于山西省忻州市保德县，成立于1959年7月。该档案馆的建筑面积为100平方米，库房建筑面积为60平方米，能够容纳15,000卷(册)的档案资料。档案馆馆藏包括县委、政府、人大、纪监委、组织、人事、劳动局、宣传、统战部、工商联、工会、青年团、妇联、农林水利、畜牧局、民政局、文教、卫生局、财政、税务局、统计、审计局、公安、检察院等52个全宗，保存档案9,913卷、资料2,386卷(册)。馆藏档案主要分为两部分：革命历史档案和现行档案。革命历史档案从1938年到1949年，共169卷，包括党的建设、统一战线、武装斗争、大生产运动等内容。现行档案则从建国后至1999年，共9,744卷，主要包括中央、国务院、省地上级机关下发的政策法规通知等。此外，保德县档案馆还拥有一些特色全宗，如县政府地名普查办公室移交的地名档案16卷，这些档案对于推行地名标准化、开展地名学研究具有重要价值。
二、建设需求
保德县原有的档案馆建成时间久远，存在诸多安全隐患，无法为档案提供安全可靠的保存环境。随着保德县经济社会的快速发展，各类档案资料的数量持续增长，传统的档案管理方式已难以满足高效、精准和便捷的利用与保管需求。为更好地保护和利用当地丰富的档案资源，推动档案事业的现代化发展，保德县启动新馆智慧建设项目。在项目推进过程中，县委书记和县长对其高度重视，曾亲自调研，强调要高标准高质量推进，全力打造数字化档案馆，确保如期完工，使其成为全县重要的档案保管、保护和利用中心及爱国主义教育基地。
三、建设内容
保德县档案馆新馆建设面积近3000平方米，着眼于档案管理的现代化与高效化，构建智能化的档案管理系统、打造安全可靠的档案保管环境、建立便捷的档案信息服务平台，以充分发挥档案馆“五位一体”功能。
采用除尘除霉型智能密集架，作为智慧档案馆的核心存储设备。相比传统档案柜，该密集架具有更高的空间利用率和存取效率，它集成了多种功能，如除尘除霉、空气质量监控、安全保障、语音控制、触屏操作、声光引导和一键检测等。这些功能不仅保障了实体档案的存储要求，还提升了档案管理的便利性和安全性。
配置环境监测与控制系统，借助温湿度传感器、空气质量传感器等设备，实时监测库房内的环境参数。一旦参数超出设定范围，系统会自动启动空调、除湿加湿一体机、酸性气体净化机、新风净化机等进行调控，保证档案保存环境始终处于最佳状态。并且，还具备数据记录和分析功能，能够对环境参数的变化趋势进行分析，为后续的环境管理决策提供依据。
安装智能安防系统，该系统集成了高清摄像头、门禁系统、视频监控联动、红外区域防护技术等，有效防止非法入侵和数据泄露。同时，实行严密的权限管理，确保只有授权人员才能访问和修改档案信息。这些设备共同构建了一个多层次的安全防护体系，确保档案的安全。
配置档案功能用房相关设备，如档案除尘净化整体台、档案图书智能微净化舱等，提升档案管理的专业化与精细化。档案除尘净化整体台能够运用专业的物理与化学净化技术，全面彻底地清除档案表面及周围空气中的灰尘、有害气体等，有效保护档案纸张不受侵蚀；档案图书智能微净化舱则具备精准的微环境调控能力，可根据不同类型档案的保存要求，自动调节舱内温湿度、空气质量等参数，并通过智能识别系统对放入其中的档案进行分类处理，确保每份档案都能在最佳环境中得到妥善保存。
引入RFID智能档案管理设备，通过粘贴RFID标签，利用射频识别技术实现对档案的快速定位、自动盘点以及借阅管理等功能。管理人员只需手持 RFID 读写器在库房内走动，即可快速获取档案的具体位置信息，提高了档案查找效率；在档案借阅归还环节，系统能自动记录相关操作信息，实现对档案流向的精准跟踪，有效防止档案丢失或错放情况的发生。
启用智能十二防感知监测预警设备，集成了多种传感器和智能分析模块，一旦监测到任何一种风险隐患接近或超出安全阈值，便会立即发出声光警报，并将详细的预警信息推送至管理人员手机端或监控中心，以便及时采取应对措施，确保档案安全万无一失。
搭建智慧档案管理平台，该平台整合了人工智能、物联网、云计算等先进技术，是一个多功能、高效的智能集成平台，以库房作为核心，实现了对档案数据的实时展示、对档案设备的有效控制和优化管理，保障了档案管理全过程的规范化和智能化。
四、建设成果
该项目于2024年7月24日成功中标，在8月19日正式进场开展实施工作，至11月13日完成验收。从设备进驻施工现场，历经安装、调试以及各项测试直至最终完成验收，累计用时87天。山西省忻州市保德县新档案馆智慧建设项目的成功实施，为县级档案馆的智慧化转型提供了一个良好的范例，相信在未来，会有更多的档案馆借鉴其经验，推动档案事业迈向新的高度。
