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中共中央办公厅、国务院办公厅下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求,切实改善档案保管保密条件,采用先进的安全保密技术、设备和材料,确保档案安全保密。2017年8月,《档案密集架智能管理系统技术要求》(DA/T 65—2017)由国家档案局正式发布,并于2018年1月1日起实施。该标准为现代档案装具的升级发展提供了技术规范和技术支撑。
编制背景
随着社会信息化进程的加快,信息技术已经成为支撑当今经济活动和生产生活的基石。档案库房硬件设备的智能化发展,使“库联网”“物联网”技术在档案库房管理中的应用越来越广泛。如此一来在对档案库房进行实时远程监控管理的同时,提高了工作效率,优化了档案实体存放环境,保证了档案的完整性与安全性。档案存储设备逐渐从传统的档案橱柜、手动密集架、电动密集架向智能密集架迈进。智能密集架作为多种技术的结合体,在档案保管中具备使用便捷、管理安全等优点,受到各级各类档案馆和各级机关档案室的认可。但是,由于目前我国在档案智能密集架、档案定位存取、温湿度调控等方面还缺少统一标准,加之各种设备接口不一致,使得设备与设备之间只能独立运行,从而无法实现智能联动及一体化集成管理。档案管理软件与设备使用严重脱节及其智能化功能的弱化,造成了档案库房设施设备使用功能碎片化,也导致了设备多头管理、重复建设及管理效率低、利用成本高、节能效果差等现象的出现。
创新点概要
该标准按照《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写》(GB/T 1.1-2009)要求,参考相关国际标准,结合现阶段国内档案装具需求,做到了技术先进合理、使用方便、切实可行。特别参照了《直列式档案密集架》(DAT 7—1992)、《钢制书架第3部分:手动密集书架》(GB/T 13667.3—2013)、《电动密集书架技术条件》(GBT 13667.4—2013)要求,合理规范智能密集架架体结构和组成。
该标准的制定以提升档案管理手段现代化水平、实现档案管理人员存取档案快捷方便、增强档案保管环境安全性为目标,遵从安全、智能、节能、环保的档案管理要求,力求做到档案装具使用持久性,控制接口统一标准性,功能设计经济合理性,使用过程安全可靠性。同时,兼具可扩展性、开放性及灵活性等特点,为前端档案管理软件集成提供统一标准接口,以期充分发挥档案密集架智能管理系统的智能化功能。
主要内容
该标准规定了密集架智能管理系统的术语与定义6个、密集架智能管理系统功能要求7项、保障要求3项及档案密集架智能管理系统的统一接口标准。
该标准所称的密集架智能管理系统,是指以各路传感器所采集的数据为基础,实现密集架操控、安全保护、信息交换、档案存取、档案环境监控等功能于一体的综合控制系统,通常安装于固定架的工控机中。整个系统由防挤压保护装置、定位引导装置、到位检测装置、区域控制总线、区域光幕装置等共同组成。
防挤压保护装置通过光电保护、压力保护等方式切断驱动设备动力,防止处于两架列之间的人员或物品受到挤压;定位引导装置利用电子引导屏、位置引导灯具等设备指示档案或资料存放位置;到位检测装置利用磁感应技术或超声波测距技术,检测活动架是否运行到预期位置;区域控制总线是在智能密集架各个部件之间传送信息的公共通路;区域光幕装置利用光电感应原理,通过分别安装于密集架区域两端的发射端和接收端,在密集架底盘与地面之间形成光幕,感知密集架区域中是否有作业人员或障碍物,保护人员安全和密集架安全。