大数据背景下，档案管理工作发展必然走向档案信息资源整合与共享，可提升档案信息资源利用效率、促进社会化利用并增强安全保障能力。

信息整合与共享

传统档案管理模式下，不同档案机构、部门乃至个人手中常分散存着档案信息资源，缺乏统一管理和整合，用户查询相关档案信息时往往得在多个档案存放地奔波，耗费不少时间精力。且可能因信息不全或检索方式滞后等，无法快速准确获取所需信息，这种分散管理模式严重制约了档案信息资源利用效率。

大数据背景下构建档案信息资源整合与共享机制，可将分散的档案信息资源集中整合起来建立统一的档案信息数据库。由于大数据技术数据处理能力强且智能检索功能强大，用户利用统一平台能快速检索到所需档案信息，从而大幅缩短信息获取时间。在统一的档案信息共享平台输入相关关键词，平台很快就能从海量档案信息里筛选出符合要求内容并直观呈现给用户。大数据技术还能深度挖掘分析档案信息找出档案信息间潜在关联，给用户更有价值的信息服务，对历史档案数据进行分析能总结出某一领域发展规律，为相关决策提供参考依据。这种高效信息利用方式提高了档案信息资源利用效率，也为档案工作创新发展注入了新活力。

档案信息资源是一种重要的公共信息资源，其社会价值广泛，对历史研究、学术交流而言是重要依据，在政府决策、企业发展、公民权益维护等方面也是重要参考。但是在传统档案管理模式下，档案信息资源封闭、管理严格、社会化利用程度低，往往局限于少数专业人员或特定群体，该有的社会价值不能充分发挥。

大数据背景下，档案信息资源整合与共享机制出现，这给档案信息资源社会化利用创造了良好条件，能让档案信息资源冲破时空限制，对社会公众开放。社会公众借助互联网等渠道就能方便地获取档案信息，从而使自身在学术研究、文化传承、维护个人权益等方面的需求得到满足。例如，许多档案馆已经通过建立线上档案信息共享平台，将部分珍贵历史档案数字化后向社会公开，社会公众可免费查阅下载相关档案资料，这既丰富公众文化生活又为学术研究提供大量素材，并且档案信息资源社会化利用还能让公众增进对档案工作的认识了解，提升档案工作社会影响力。

大数据时代，档案信息资源数字化和网络化发展让档案信息安全遭遇前所未有的挑战，档案信息在传输、存储和利用时容易被黑客攻击、数据泄露、病毒感染，从而使档案信息资源安全有了极大隐患。档案信息资源整合与共享机制建设不是要无限制开放档案信息，而是要在安全有保障的情况下实现共享，建立完善的档案信息安全保障体系，技术上运用先进的加密、身份认证、访问控制等技术全方位保护档案信息。管理层面要建立健全档案信息安全管理制度，加强档案信息管理人员的安全培训，以提升他们的安全意识与操作技能，档案信息传输、存储、利用全程要进行监控，及时发现并处理安全隐患，有效增强档案信息安全保障能力，从而保障档案信息资源整合与共享的安全。

机构建制

档案信息资源整合与共享工作要顺利开展，需要构建完善的组织协调机制。大数据背景下，档案信息资源整合与共享会涉及好多部门、层级还有领域，需要构建统一的组织协调机构，进行统筹规划并协调各方力量。

1、构建跨部门、跨区域的档案信息资源整合与共享领导小组，由政府相关部门、档案行政管理部门、各类档案馆以及相关企事业单位的负责人组成，负责制定档案信息资源整合与共享的发展规划和工作方案，协调解决工作中出现的重大问题，定期召开会议，通报工作进展，研究部署下一步工作任务，以推动各项工作有序推进。

2、各参与主体的职责和分工明确，档案行政管理部门要担起对档案信息资源整合与共享工作予以指导和监督的责任并制定相关标准和规范，各类档案馆负责本馆档案信息资源采集、整理、存储以及提供利用等事务且积极加入跨馆档案信息资源整合与共享，相关企事业单位管理好本单位档案信息资源并提供出来以配合档案部门做好档案信息资源整合与共享工作，各参与主体职责和分工明确了则职责不清、推诿扯皮等现象就不会出现且工作合力就形成了。

3、建立健全沟通协调机制，加强各参与主体间的信息交流与沟通、定期开展业务交流活动、分享工作经验与做法并及时解决工作中出现的问题，各参与主体间信息畅通与高效协作可通过建立联席会议制度、工作通报制度、信息共享平台等方式达成，联席会议制度能让各参与主体共同探讨档案信息资源整合与共享工作中的问题与解决方案，而工作通报制度能把工作进展情况和相关政策信息及时通报给各参与主体。

技术支撑机制是档案信息资源整合与共享得以实现的关键。大数据背景下，档案信息资源整合与共享过程中需要靠先进技术手段来解决面临的各种技术问题。

1、建立统一的档案信息资源数据标准。要实现档案信息资源整合与共享，构建统一的数据标准与规范是基础，需结合大数据技术特点与档案信息资源实际状况，制定一套科学、统一、完善的数据标准与规范体系。数据采集时要明确不同类型档案信息，制定采集流程与方法，以保障采集的档案信息准确完整。数据存储方面要规定档案信息存储格式与方式，运用先进存储技术和设备确保档案信息安全存储与长期保存，并且建立备份机制，定期备份档案信息防止丢失。数据交换时制定统一标准和接口规范，使不同档案机构间的档案信息顺畅交换，采用标准化XML格式或其他通用格式来提高交换效率和准确性。要加强数据标准与规范的宣传推广，提升档案管理人员对其认识理解，以保证在实际工作中有效执行。

2、构建高效的档案信息资源存储与管理平台。大数据技术可用来构建分布式存储系统，借此实现海量档案信息资源的高效存储与管理，分布式存储系统具有高扩展性、高可靠性和高性能等特性，其存储容量随档案信息资源的增长随时扩展，从而确保档案信息资源的安全存储与快速访问。云计算技术用于构建档案信息资源管理平台，达成档案信息资源的集中管理和统一调度，提高档案信息资源的利用效率和管理水平，借助云计算平台实现档案信息资源远程备份和恢复，保障档案信息资源的安全性和可用性。

3、强化数据安全与隐私保护，建立健全数据安全与隐私保护体系，运用多种办法保障档案信息安全。技术方面，运用加密、身份认证、访问控制、防火墙、入侵检测等先进安全技术，对敏感档案信息进行加密，以防止在传输和存储时被窃取或者篡改。利用身份认证技术验证用户身份，从而保证只有授权用户能访问档案信息，设置不同的访问权限以限制用户对档案信息的操作范围。利用防火墙技术和入侵检测技术防止黑客攻击和病毒感染。

档案信息资源整合与共享工作要持续稳定运行，管理运行机制的保障是重要基础。大数据背景下，要建立健全的管理运行机制，确保档案信息资源整合与共享工作规范化、制度化、常态化。

1、要建立档案信息资源采集与整理机制，明确档案信息资源采集的范围、方式以及频率，保证采集到的档案信息资源全面、准确且及时。采集到档案信息资源后，按照统一的数据标准和规范对其加以整理、编目，以提升档案信息资源的质量与可用性。以纸质档案为例，进行数字化扫描与处理使其变成电子档案，电子档案需进行格式转换和标准化处理，以保证在不同系统中都能正常使用。

2、建立档案信息资源共享与服务机制，制定档案信息资源共享的范围、条件和方式，明确共享双方的权利和义务，建立多元化的档案信息服务模式，给不同用户提供个性化、专业化的档案信息服务。线上共享平台能为社会公众提供免费的档案信息查询服务，政府部门和企事业单位能得到定制化的档案信息分析和咨询服务。

3、构建档案信息资源更新与维护机制，定期更新维护档案信息资源，以保障其时效性与准确性。加强档案信息系统日常的管理维护工作，及时处理系统故障与安全隐患，建立档案信息资源更新台账来记录更新情况、定期对档案信息系统做性能测试和安全检测。

大数据背景下，档案管理工作发展必然走向档案信息资源整合与共享，可提升档案信息资源利用效率、促进社会化利用并增强安全保障能力。机制建设时，要构建统一的数据标准与规范、加强基础设施建设与技术研发、建立高效的数据整合与共享平台，强化数据安全与隐私保护。未来，随着大数据技术不断发展应用，档案信息资源整合与共享机制也会不断完善优化，不断探索创新，推动档案信息资源深度整合广泛共享，为社会发展提供更优质高效的档案信息服务。

文源：云端期刊2025（43）

作者：徐苗

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