在新的时代发展背景下，对于档案馆档案数字化的建设工作，前端控制起到了至关重要的作用，直接关系到档案的收集、整理、分类等每一个环节。想要在现阶段保证数字化档案信息的完整性和准确性，要确保前端控制得到贯彻落实，利用技术手段、统一元数据标准、完善数字化设备设施、建立健全质量控制标准，从不同角度、不同层次确保档案数字化的作用得到彰显，促进档案馆档案数字化的顺利建设。

一、前端控制在档案数字化中的重要作用

由法国诺加雷提出的前端控制理论，是基于全程控制原 则和文件生命周期理论，统一要求、统一规划整个电子文件 的生成、归档等一系列过程，实现了电子文件的全程管理和 超前控制。随着数字化时代的到来，各地区对于档案数字化 建设的投入力度越来越大，相比较纸质档案来说，数字档案 是一种电子信息形式，彻底革新了原始的档案载体，大大提高了档案的使用效率和质量。但同时在档案数字化的过程中，也出现了较多的风险和不确定性，因此需要加强前端控制干预，对潜在风险进行有效防治。作为确保档案信息质量和安全的重要环节，前端控制涉及档案的收集、分类等整个环节， 从选择数字化设备，到元数据标准的制定，前端控制直接影响到档案数字化的成果。

二、档案数字化前端控制的主要内容

档案收集与整理

在档案馆数字化建设的过程中，前端控制直接关系到档案收集和整理的质量及效率，还能够保证档案的准确性和完整性，为打造数字化档案打下坚实的基础。比如，在实施前端控制后，XX 档案馆存在的档案整理不当、档案收集不全等问题得到了有效改善，而且直接将 10% 的档案问题控制在 2% 以下，使档案的可用性大幅提升。基于前端控制下的档案收集，能够确保档案的权威性和原始性，会通过档案来源分析模型严格审查档案的来源，确保每一份档案的背景信息和出处，杜绝了无关档案材料和过时材料的收集，有效提升了档案利用价值。对于档案馆来说，对于档案的收集整理，还可以引入“5W2H”分析法，细致分类和编目档案，实现档案检索的高速度和准确性，实现真正的档案数字化。

档案鉴定与分类

档案数字化的前端控制工作的开展，应用于档案鉴定和 分类效果显著，不仅仅可以评估档案价值，还能够审查档案 内容。在档案鉴定中，依据美国档案工作者协会（SAA）、ISAD（G）（国际标准档案描述）的相关原则和标准，在前端控制下可以对有研究价值的档案材料优先处理，使数字化档案的长期保存性、互操作性得到了进一步提升，也确保了档案信息的一致性和标准化。在现阶段开展前端控制的过程中，应当有合理的鉴定分类体系，比如，引入数据挖掘技术，再由专业人员细致分类、鉴定，使档案鉴定分类的准确性和客观性得到保障。

档案鉴定与分类

档案数字化的前端控制工作的开展，应用于档案鉴定和 分类效果显著，不仅仅可以评估档案价值，还能够审查档案 内容。在档案鉴定中，依据美国档案工作者协会（SAA）、ISAD（G）（国际标准档案描述）的相关原则和标准，在前端控制下可以对有研究价值的档案材料优先处理，使数字化档案的长期保存性、互操作性得到了进一步提升，也确保了档案信息的一致性和标准化。在现阶段开展前端控制的过程中，应当有合理的鉴定分类体系，比如，引入数据挖掘技术，再由专业人员细致分类、鉴定，使档案鉴定分类的准确性和客观性得到保障。

三、在前端控制中技术手段的应用

慎重选择数字化设备

档案数字化建设的前端控制，对于数字化设备的选择一定要重视起来，这直接关系到档案质量和效率。其中，扫描设备的选择至关重要，目前比较常用的有高分辨率扫描仪，这对珍贵档案和重要历史文献的保存尤为重要，可以确保数字化图像的清晰度。比如，XX 档案馆在开展数字化项目建设的过程中，应用高速扫描设备，每分钟可以扫描 100 页，大幅提升了工作效率。图1这种高分辨率扫描仪，完成单次案卷扫描的时间仅为 0.3 秒，扫描一本200 页的案卷仅需 6分钟，可实现实体物证仿 3D 立体采集和 X 光片数字化扫描。案卷、实物、X 光片实现一机扫描。提高了案卷证物数字化效率。但实际在引进时，还需要考虑设备的维护成本和耐用性，结合档案馆的实际情况选择合适自己的扫描仪。

作为前端控制策略的核心组成部分，档案馆在建设档案数字化系统的过程中，图像采集技术起到至关重要的作用，直接关系到档案信息的完整性。比如，应用 iscan 非接触式卷宗案卷扫描仪，相比较传统的 300 DPI，该仪器使用了 1 200 DPI 的扫描分辨率，大幅提升了档案数字化可读性和清晰度。而且结合图像采集技术，能够实现自动图像校正、自动文档送纸等技术，减少人工干预，提高档案数字化管理质量和效率。

图一

制定元数据标准

在制定元数据的过程中，前端控制需要确保信息的准确性。作为描述数据的元数据，要遵循 ISAD（G）元数据标准，设计档案内容、管理、背景等信息，为档案描述提供了结构化信息。在打造元数据标准化的过程中，对于技术的演进要重点考虑，如：人工智能技术、云计算技术的应用发展等，都为元数据的智能检索和自动化处理提供了重要支持。基于此，想要保持数字化档案信息的适应性和活力，就应当对未来技术的发展趋势有一定的预见性。在这一过程中，可以引入 EAD（Encoded ArchivalDescription）标准，打造更加精确、便捷的档案在线检索。可以在 EAD 标准下，使档案的可访问性得到提升，实现了真正的档案信息共享。在建设档案馆数字化档案的过程中，制定和应用元数据标准，对前端控制而言直接影响到是否能够实现档案信息价值最大化。

RFID技术与数字档案馆的融合

档案馆采用的传统档案管理工作，在数字化时代下已经无法满足用户的实际需求，比如，繁重的排架导致档案工作者的工作量巨大，对于档案的查找和清点，需要消耗大量的时间和精力。除此之外，传统档案管理模式信息化水平较低，无法满足读者多元化要求。在数字化时代下，档案馆的档案数字化建设，可以引入 RFID 技术，该技术可以充分发挥出前端控制的真正价值。相比较传统条形码来说，RFID 技术有无线通信读取、信息存储量巨大、安全性能高、使用寿命长等优势，除此之外能够使传统档案管理压力得以降低，档案管理人员可以通过 RFID 档案智能管理系统，实现档案的自动化、智能化管控，比如，门禁系统、档案定位、排架与盘点平台、档案服务工作站、标签典藏等个性化档案服务模式。其中，对于档案区域的定位，可以在 RFID 前端技术支持下，可以实现档案资料内容、数量、格式以及位置的标识，通过设备对标示信息读取，直接定位档案区域。对于信息的核准，由中央服务器负责，通过物联网和用户端口实现页面导航，实现档案与档案、人与档案之间的智能感知。而且在 RFID 系统中，集成了 RFID 扫描设备，可以手持设备对实体档案的操作高效执行，并确保了档案数据的准确性。RFID 标签管理系统的运行情况，如图 2 所示。

在 RFID 前端技术支持下，可以为用户提供个性化服务。比如，XX 档案馆随着档案数字化建设的持续推进，基于用户的实际需求出发，对用户类型进行细化，使用户的多元化信息服务要求得到满足。在 RFID 技术支持下，感知范围逐渐扩大，不单单包含了档案信息，还涵盖了用户状态、地点、时间等传感器物联信息。根据用户的喜好，模拟用户的档案利用需求和行为模式，为用户提供个性化、智能化的档案信息资源服务。

四、档案数字化前端控制面对的挑战

档案安全性

对于档案数字化建设的前端控制，想要确保档案的完整性和原始性是主要的挑战之一。在当前数字化时代下，档案数字化的建设工作也在如火如荼地进行中，根据国际档案理事会（ICA）的报告显示，在建设档案数字化的过程中，由于数据迁移、操作失误、技术故障等因素导致的档案信息损坏或丢失情况比较常见，需要进一步加强前端控制策略，如：恢复计划、数据备份等，确保档案数据的安全性和完整性。在当前前端控制下应用机器学习、人工智能等先进技术手段时，需要及时更新设备和软件，比如，制定和应用元数据标准，确保档案信息的长期保存和可检索性。

人员管理

在档案数字化前端控制下的人员管理，是目前档案馆普遍存在的一大挑战，因为在建设数据化档案以及加强前端控制的背景下，需要的人才质量越来越高，不但要掌握档案管理知识，还需要熟练操作计算机设备和软件的复合型人才。在当前时代档案馆进行数字化转型的过程中，根据《档案管理》杂志分析，对于专业人才的欠缺是非常突出的，这对前端控制的效率和质量产生了巨大影响。基于此，需要尽快构建完善的人员培训体系，完善考核激励机制，将档案人员的工作积极性和主动性调动起来，让员工对新技术的适应能力和专业技能不断得到提升。

五、档案数字化前端控制实施步骤

档案筛选分类

确保档案数字化质量和效率的关键步骤是档案的筛选和 分类，因此，在开展前端控制的过程中，要减少不必要的数字化工作量，剔除无价值的档案，节约资源。在这一过程中，可以采用帕累托法则（80/20 法则）开展初步筛选，按照档案的物理状态、内容相关性、保存价值等相关信息，将有关键信息的档案自动识别，再按照 ICA 档案分类标准进行档案分类。近些年，我国关于档案文件的相关政策法规相继出台，下面整理了近十年来我国电子档案的相关政策。

档案预处理与整理

档案预处理和整理工作，作为档案数字化建设的重要环节，包含了对原始档案的修复、平整、清洁等相关物理处理工作。并针对档案数字化转化前的格式转化、图像增强等措施执行，比如，将纸质档案替换为无酸纸，避免出现化学氧化的发生。对于档案数字化的预处理工作，目的是延长档案寿命，对于整理工作的开展，涉及的内容有档案的索引、编目、分类等内容，对档案管理效率的提升，确保数字化档案的图像质量起到决定性作用。在传统档案管理中，无论是管理还是分类都比较混乱，出现数字化档号重复、档案盒与案卷题名不符的情况比比皆是，不但影响了数字化档案的建设监督， 也增加了档案人员的工作量。随着数字化时代的到来，对于档案数字化建设工作的开展，可以通过搭建的数字档案系统，提高档案的收集能力、信息处理能力、信息查询能力、信息安全，而且数字档案能够实现长久保存。档案数字化的生成，

如图 3 所示

六、结语

综上所述，作为一项繁杂和庞大的系统工程，档案馆的 档案数字化建设，对每一个环节都要加强重视，尤其是对前端控制来说尤为重要，需要通过前端控制实现档案数字化建设的全局统筹，确保档案数字化建设高效、高质量完成。在后期开展档案数字化管理的过程中，前端控制策略侧重于数据采集、数据分析、数据处理等方面，能够实现自动识别和分类档案内容，使档案数字化的效率和准确性得到大幅度提升。根据相关报告显示，预计到 2030 年档案数字化转变超过 80%，因此，档案馆要做好前端控制的提前规划，引入先进的区块链技术、3D 扫描等，使档案数字化表现形式更加丰富，能够适应未来档案管理的实际需求。

文章来源：中国科技信息