高校档案记录着学校的发展历程、教学科研成果、师生个人信息等内容，档案内容在高校历史传承、教学评估、科学研究等领域发挥着重要作用。随着高校教育规模的不断扩大，档案数量呈爆炸式增长，从传统纸质档案发展到电子档案、音频档案、视频档案等多种档案类型，传统档案管理方式不能满足现代高校建设对档案管理提出的需求。因为大数据技术为档案管理提供全新的思路，所以现分析大数据技术在高校档案管理中的应用与影响，旨在为推动高校档案管理的现代化发展提供有益借鉴。

高校档案不仅是高校历史发展的见证，更是高校发展的重要资源。传统档案管理方式以人工操作为主，档案管理效率低下，容易出现档案信息错误等问题，未能充分发挥档案管理的重要价值。而大数据技术借助强大的技术优势，实现高校档案数据的自动化采集、储存与分析，有利于提高档案管理效率。同时，高校能借助大数据技术对档案数据进行深入分析，可以发现潜在的价值信息，进而为高校的专业教学、科学研究与管理工作提供支持。为此，应该分析大数据技术在高校档案管理中的应用与影响，助力高校档案管理的现代化发展。

大数据技术在高校档案管理中的应用

1、档案数据的采集与储存

一方面，档案数据的采集与储存是高校档案管理的基础环节，大数据技术可以在以上环节中应用，推动档案管理工作的优化发展。高校通常有着教学管理、科研管理、学生管理等多个管理系统，借助大数据能实现这些系统与档案管理系统的无缝对接，尤其是通过发挥技术优势自动采集相关数据。例如，将教学管理系统中的课程建设信息、科研管理系统中的项目申报信息传输到档案管理系统，这样能在减少人工录入工作量的基础上实现集中储存。另一方面，高校可以利用大数据技术开展档案储存管理，实现档案数据的高效管理。高校可以将档案数据储存在专业的云储存服务器上，根据实际情况调整储存容量，当出现硬件故障等情况时自动恢复档案数据。与此同时，高校在分布式文件系统支持下开展更先进的档案管理，即将档案数据分散存储在多个存储节点上，通过分布式文件系统管理节点快速定位数据所在的存储节点，然后进行档案信息的读取，保障档案数据的访问操作效率。

2、档案数据的分析与挖掘

大数据可以在档案数据的分析与挖掘中应用，运用数据仓库等分析工具对档案数据进行深入分析。首先，辅助教学管理决策。通过对学生的课程成绩、考勤记录、作业完成情况等档案数据进行分析，高校能了解学生在专业学习过程中的表现。在大数据技术支持下，高校能找出教学存在的薄弱环节，为课程设置、教学大纲与教学方法优化提供数据分析支持。其次，支持科研管理。高校利用大数据技术开展科研项目评估，重点对科研项目的申报书、进展报告、结题报告等档案数据进行挖掘，更好地分析项目的可行性、创新性和预期成果，有利于在筛选高质量科研项目基础上合理分配资源。最后，优化学生管理。在大数据技术支持下，高校能分析学生的图书借阅记录、社团活动参与情况、校园卡消费等档案数据，在了解学生行为习惯的基础上提供个性化服务。对毕业生的就业单位、薪资待遇、专业对口情况等档案数据进行分析，能了解不同专业的就业情况，给专业设置与人才培养方案优化提供参考。

3、档案的智能检索与利用

在当前的高校档案管理中，大数据技术带来的智能检索与利用功能有着显著应用价值。首先，传统档案检索往往依赖关键词匹配，经常出现检索结果不准确等问题，而在大数据技术支持下能实现智能化检索，实现更精准的语义理解与模糊查询。例如，当用户在档案搜索框中输入一个不太准确的查询词时，系统在大数据技术支持下能开展语义分析，推测用户的真实需求，从海量档案中准确找出相关内容。其次，智能检索有助于实现跨档案类型的综合查询。因为高校的档案种类比较繁多，传统检索方式很难在不同类型档案中查找特定的信息，而大数据技术能打破档案类型之间的界限，实现统一检索，给用户提供更全面的检索信息。最后，大数据技术可以实现档案资源的深度挖掘和个性化推送。高校在档案管理过程中，运用大数据技术能对档案内容进行深入分析，也能发现不同用户呈现的需求特点，以此推送相关的资源，给用户提供更有价值的档案管理服务。

4、档案管理的隐私性保护

大数据技术在高校档案管理的隐私性保护方面实现有效应用，确保高校档案中的敏感信息得到有效保护。首先，数据加密技术。在档案数据储存过程中使用对称密钥，确保数据在存储介质上以密文形式存在，给档案数据提供安全保障。在档案数据传输过程中，可以采用SSL/TLS协议对网络传输的数据进行加密，这样能防止档案数据在传输过程中被窃取。其次，访问控制与权限管理。在高校档案管理中，大数据技术能实现精细化权限分配和动态访问控制，通过多因素认证技术增强访问的安全性。例如，采用基于角色的访问控制模型，将用户划分为不同的角色，不同角色有着特定的权限集合。最后，数据匿名化与脱敏处理。匿名化技术即去除或替换个人可识别信息，脱敏处理则是对敏感数据进行变形，在保障档案数据可用性的基础上降低敏感性，保障档案数据的管理与利用效果。

大数据技术对高校档案管理的影响

1、带来的积极影响

提高档案管理质量：首先，大数据在档案信息收集方面有着强大的应用效果。通过与学校各个信息系统的对接，大数据技术可以实时收集各类档案数据，避免传统人工收集造成的滞后性，对各项档案数据进行自动归档，提高档案管理效率。其次，大数据技术在档案储存方面有着重要的应用价值，其分布式存储技术为海量档案数据提供可靠的存储空间。当前，高校档案数据数量较为庞大，且呈现不断增长趋势，档案储存面临容量有限与扩展性较差等问题，而大数据技术能轻松解决档案数据的储存挑战，即将档案数据分散存储在多个节点上，在提高档案数据储存容量的基础上增强档案数据的安全性。最后，高校借助大数据技术能实现智能化的档案管理流程。既能利用机器学习算法对档案数据进行自动分类，又能利用智能检索技术快速定位档案信息，方便用户开展档案数据查询。

深度开发档案资源：大数据技术为高校档案资源的深度开发提供了强大支持。一方面，通过数据分析与挖掘技术，能从海量的档案数据中发现规律，也能发现潜在的有价值信息。例如，通过对学生的专业学习档案进行分析，能深入了解学生在专业学习兴趣、学习能力、竞争优势等方面的表现，给个性化专业教学探索提供档案分析依据。另一方面，高校借助大数据技术实现档案资源的可视化展示。在档案管理过程中，高校能将复杂的档案数据以直观的图表形式呈现，不仅方便用户了解档案信息，还可以展示高校的发展历程。例如，高校利用大数据技术制作学校历史沿革的可视化图谱，让师生直观了解学校的历史发展脉络；通过制作科研成果分布图，让师生直观了解学校的特色优势，从而增强高校建设的凝聚力。

促进决策的科学化：在高校档案管理中应用大数据技术能促进决策的科学化，分析如下。首先，通过对学生的专业课程学习成绩、教学评价等档案数据进行分析，高校能了解专业教学质量，给后续课程优化设置提供决策支持。例如，根据学生档案数据，分析了解他们的多样化需求，在整合教学资源的基础上开设个性化选修课程，这样能提高学生进行知识学习的内在动力。其次，大数据分析帮助高校了解科研团队的实力。通过对科研项目申报、科研成果产出等档案数据进行深度挖掘，能评估科研团队的研究水平、创新能力与科技成果转化能力，给后续科研项目管理提供档案数据分析参考。最后，大数据技术为领导提供全面的信息支持。通过对历年招生人数、就业跟踪、师资队伍建设等数据进行综合分析，管理层能了解高校整体的发展态势，针对挑战制订有针对性的发展战略。

2、潜在的风险挑战

技术投入带来的成本压力：首先，在将大数据技术应用到高校档案管理时要进行硬件设备的更新，这需要巨大的开支。例如，高校需要购置高性能的服务器、存储设备和网络设备，这些设备的价格比较高昂，且随着档案数据数量的不断增长，高校还应该定期进行系统升级，以满足档案数据储存的需求。其次，软件系统开发需要消耗大量的资金。例如，数据挖掘软件的市场价格比较高，定制开发价格更高，更需要进行不断的升级维护，进而消耗大量的资金成本。最后，专业人才培养也是一项重要的成本支出。高校在利用大数据开展档案管理的过程中，需要培养一批既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才，对现有档案管理人员进行大数据技术培训需要消耗大量的资金，高素质人才引进也需要花费大量资金，进而增加人力成本。

数据安全与隐私保护难题：基于信息技术的飞速发展，高校档案管理逐渐步入数字化时代，虽然大量的档案数据以电子形式进行储存能够提高管理效率，但也存在数据安全风险。一方面，高校档案中包含大量的敏感信息，一旦信息泄露会给学校发展带来严重的损失。同时，在大数据技术支持下，高校档案数据的储存与传输更加分散，导致档案数据安全面临更大的风险。例如，内部人员因为操作错误导致档案隐私数据泄露，黑客通过网络攻击窃取档案数据，因此，需要关注数据隐私安全。另一方面，大数据分析技术可能会侵犯个人隐私。虽然大数据技术给高校档案管理带来诸多优势，但在大数据分析过程中可能会通过大量数据的关联分析，揭示个人的一些隐私信息，如通过学生的学习档案推断学生的家庭经济状况。

三、高校应用大数据技术进行档案管理的建议

1、加强大数据技术的投入

在大数据发展的背景下，高校应该合理加强大数据技术的投入，从而不断推进档案管理的大数据应用。第一步，加大硬件设施投入。因为高校档案数据量庞大，且不断增长，所以应该投入资金升级服务器和存储设备，如购置高性能的服务器集群，更好地满足大数据处理需求。针对档案数据的备份需求，高校可以采用磁带库备份或云备份等方式定期对档案数据进行备份，这样能防止档案数据丢失。第二步，加强软件系统建设。高校应该根据自身档案管理需求采购专业的档案管理软件，实现档案数据的快速采集、存储、检索和分析，提高档案数据的处理效率。

同时，高校可以开发定制化的数据分析工具，与其他信息系统进行数据交互，从而针对高校档案管理特点深入挖掘档案数据。第三步，培养专业人才队伍。高校应加强对档案管理人员的大数据技术培训，侧重对档案管理人员进行大数据基础知识、数据采集与存储技术、数据分析与挖掘技术、数据可视化技术等领域的培训指导，提高档案管理人员利用大数据技术开展档案管理的综合能力。与此同时，通过引进大数据专业人才充实档案管理队伍，也能通过产学研合作项目与企业共同培养大数据技术人才，为档案管理创新发展提供高素质人才保障。

2、健全数据安全保护机制

随着大数据技术的广泛应用，高校在享受大数据技术对档案管理工作带来的便捷的同时，需要关注随之而来的数据安全问题，通过多种举措健全数据安全保护机制。首先，建立多层级的数据安全防护体系。高校应该确保档案存储设备所在的数据中心具备良好的物理安全条件，严格监控数据中心的温度、湿度、电力供应等环境因素，防止因物理环境问题导致数据损坏。同时，部署防火墙、入侵检测系统、入侵防御系统等网络安全设备，加强对档案管理系统的用户认证，防止用户越权操作。其次，强化数据备份与恢复。高校应该制订严格的数据备份计划，采取本地备份与异地备份相结合的档案数据备份机制，定期对备份数据的存储介质进行检查。最后，加强数据安全审计。针对大数据技术在档案管理中应用带来的风险，高校应该建立数据安全审计制度，侧重对档案管理系统的用户操作、数据访问、系统变更等活动进行全面的审计分析，当发生安全事件时能进行溯源调查。此外，高校也需要部署数据安全监控系统，尤其需要对档案管理系统的网络流量、用户行为、数据存储等进行实时监控，这样能提高档案数据的安全性。

在高校档案管理中，应用大数据技术是时代发展的必然趋势，在档案数据采集与储存、分析与挖掘、智能检索与利用以及隐私性保护等领域有着广泛应用，促使从传统档案管理模式转化为现代化档案管理模式。需要看到，在高校档案管理中，应用大数据技术具有提高档案管理质量、深度开发档案资源、促进决策的科学化的积极影响，也存在技术投入带来的成本压力等潜在风险挑战。所以，高校在探索档案管理应用大数据技术的过程中，应落实加强大数据技术的投入、健全数据安全保护机制等策略。

文章来源：文化产业 2024（35），作者：杜云，单位：陆军炮兵防空兵学院郑州校