印章档案在研究机构设置、演变，对历史文物的真伪进行鉴别等方面均是重要的凭证；在企业的发展历程等研究上，同样具有参考价值。本文通过分析传统印章档案管理的意义和现状，对如何提高印章档案管理的水平进行了探索。

科技高速发展对整个社会带来的冲击无处不在，近年来出现的电子印章即是其一。电子印章目前已在各个领域广泛运用，而且成为一种趋势。电子化处理在全过程的实现大大提高了签章和办事效率，切实做到节省群众时间，减少群众排队等待、来回奔波的折腾。与此同时，此前的实物印章档案管理则显得尤为紧迫。

国家档案局对印章档案有权威准确的定义。印章档案在我们研究机构设置、演变，对历史文物的真伪进行鉴别等方面均是重要的凭证；在企业的发展历程等研究上，同样具有参考价值。本文通过分析传统印章档案管理的意义和现状，对如何提高印章档案管理的水平进行了探索。

一、印章档案管理的意义

1.印章是反映机构变革状况、地位和职能的重要依据

从社会实践来看，一个机构在某一特定历史时期的范围内，若想行使一定的社会职能，应当讲只能使用、也只会使用某一个固定的印章。由此观之，在一定历史时期内这一机构的基本工作职能、一些主要特性的确能够在这一固定的印章上得到一定程度的反映。“一枚印章就是一段历史”是一种流传较广的说法，这句话其实一点也不夸张。2019年9月18日，中华世纪坛艺术馆内，举办了令人瞩目的《印说·WTO与外资》研讨交流活动。在这一活动中，我国原外经贸部首席谈判代表、副部长龙永图，即以“中国入世”这枚印章为引，为我们讲述印章背后的故事。2001年12月，我国正式成为世界贸易组织成员，正所谓印记中国，该印章背后的故事令所有人印象深刻。

一些机构和组织，现已消亡、撤消或者解体，我们若想对其历史进行了解，对其曾经使用过的印章着手开展研究，无疑是重要的途径之一。因为通过分析印章档案的本身信息和延伸信息，则不难看出相关机构曾经履行的职责以及在历史上发挥的社会作用。在中国史研究中，数量较少的印章曾经发挥过巨大作用，在数量激增的新时代，印章同样发挥着不可替代的研究作用。

2.印章是辨别文件真伪的金钥匙

古往今来，印章代表着至高无上的权力，同时还标注着特殊的身份、镌刻着既成的事实。尤其是新时代，对于印章的制作、印章的使用等方面，往往都有着非常明确、清晰的规定，因此从整个社会来看，公众普遍认同的信息来源通常是由加盖印章的文件所传递的。在社会实践中，如果遇到文件真伪不明时，解决这一问题最简便的办法就是，将文件上的印章与发文机关的印章进行比对，一般情况下，具有一定专业水准的人很容易辨别其真伪。在现实生活中，这样的例子不胜枚举。

二、印章档案管理的现状

1.管理意识薄弱，没有做到收集齐全、完整

相比其他传统的档案工作，印章档案工作还属于新业务，加之业务量较小，所以大家对它的了解还不够深入，对印章的存档意义认识不足，重视程度不够高。这样一种现实情况，对印章档案的收集造成了困难，特别是年代久远的印章档案，很难做到很好地保存下来，同时印章档案不齐全的情况也存在，个别单位由于机构改革、搬迁等原因，竟然出现印章档案损毁和丢失等情况。

2.管理制度不健全，特别是集中、统一管理方面还有待改善。

工作实践中，同一单位内不同类型的印章，因为使用效力、用途和审批权限不同等原因，集中、统一管理的方式通常难以实现。应该说，经过多年的实践，各单位均制定有相关的印章专项管理制度。但现实情况是，在印章档案的接收与移交过程中，以及其保管与利用上，一些单位对印章专项管理制度执行不力，甚至形同虚设。由于一些单位较少涉及印章档案的鉴定与销毁以及归档范围、归档要求等业务，因而相关工作人员对自己的岗位职责并不明确，致使应该归档的印章未纳入档案室进行统一管理。

3.保管条件不达标，影响印章档案的保存年限

印章档案不同于其他的纸质档案等，加之所用材料日益先进，所以有人认为它不易损坏，保管条件不用太高。在这种思想支配下，有些单位未设专门的档案库房，甚至出现印章随意散放现象；有些单位虽有库房，但疏于管理，其温度、湿度等达不到规范性要求，影响印章档案的保存年限。

4.伪造公章事件时有发生，公司成为重灾区

由于时代原因，社会上各类公司如雨后春笋般增长，随之而来的是，公章数量猛，部分不法分子利用印章档案管理漏洞，从而谋求不当利益的事件屡见不鲜。据报道，2022年6月碑林区行政审批局发生一起案件，不法分子通过伪造公章，并冒用公司法人签名，把一家注册资本1.36亿元的建筑科技公司法人踢出，从而导致其法人易主；2020年5月，西安碑林区太乙路街办北沙社区的居民反映集体企业被人以私刻公章的方式变更了企业法人，从而将原居民踢出企业分红行列；2023年7月22日，西安市公安局侦查发现，西安市某补习学校通过伪造国家机关印章，为外省“回流生”在西安当地参加中考提供虚假资格审查材料。以上种种案例说明，目前印章档案管理工作仍存在诸多不足之处。

三、如何对印章档案进行科学管理

1.强化印章档案管理意识

各级各类档案管理者应当认识到，让全社会都了解印章档案的相关知识是非常重要的。各单位应当始终对印章档案的归档工作做到高度重视，做到长远规划和具体部署相结合，做好印章档案的收集、整理和保管，从人、财、物几个方面给予大力支持；除此以外，要切实将宣传、贯彻和执行《档案法》及《印章档案管理规范》纳入经常性工作和长期性工作，要灵活运用正反两方面的事例，使大家都能认识到加强印章档案管理的重要性和紧迫性。

2.持续做好印章档案的收集整理

从功能来讲，印章的类型比较多，机关单位常见的印章类型主要有以下四种。1.正式印章，也称公章，是机关部门和单位的印章。2.专用印章。专用印章是为履行某一项专门性业务，单位使用的印章，比如“合同专用章”“财务专用章”等。3.钢印。用来加盖证书的印模被称为钢印。4.法人章，也叫领导签名章；与前述相似，社会上的公司主要有以下印章类型：1.公章。2.发票专用章。3.合同专用章。4.财务专用章。5.法定代表人章。从名称我们不难理解其用途。

如何进行印章档案的整理，《印章档案整理规则》列得很细致，具体工作中可参照。各级档案馆保管的印章档案，应按馆藏集中统一整理，可按照“印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号”等进行科学标注。应该注意的是，无论采用哪种整理方法，在编制印章档案目录时，都应将使用印章单位的成立、撤销，印章制发、领用和印章启用、注销等相关文书档案，与印章实物一起进行编制，使其构成一套完整的印章档案。

3.加强印章档案的保管

印章档案的保管工作必须引起高度重视，因为这直接影响印章档案的使用寿命。建立健全印章档案保管的专门制度是非常有必要的。印章档案入库时，应该装入供印章专用的档案盒。各地应根据当地气候制定合理的保管要求，将保管环境温度、相对湿度和防光、防霉、防火、防尘、防虫、防盗等工作要求予以明确，比如云南省就制定了包含以上要素的专门的管理办法，这些可以供其他地方参考。

4.创新印章档案的检索和利用

信息化是一种趋势，档案工作同样如此。近年来，档案的数字化，以至数字化档案馆建设方兴未艾，给档案工作带来机遇和挑战。在这一大背景下，印章档案这一档案重要组成部分，也必将迎来数字化的实现。值得重视的是，如何在工作实践中，通过数字化的方式方法，避免直接使用原始档案，避免印章档案保存寿命缩短，应该说是一个全新课题，这种立体化的实物档案能否复制，能否运用3D技术进行打印，都值得探讨。

综上所述，印章档案的管理和使用具有历史意义和现实意义，但现实中还存在诸多问题，必须引起各单位的高度重视，从而有效维护印章档案的完整与安全，最大限度地发挥其作用。

作者：李婕 西安市学校后勤服务管理中心

文章来源：陕西档案