随着计算机技术的飞速发展以及信息化应用的不断深入，企业的档案管理工作已经发生了巨大的变革，国有企业在人事档案管理方面面临的挑战越来越多，需要借助信息化手段，加强档案数字化、信息化建设，提高档案管理的工作效率和质量。

一、国有企业人事档案管理信息化建设的重要性

国有企业人事档案是记录企业员工人事信息和历史变动的重要依据，是保障员工基本权益和企业合法权益的重要保障。信息化建设是国有企业人事档案管理的一项重要任务，其重要性表现在以下几个方面：一是提升档案管理效率。传统的纸质档案管理方式需要耗费大量人力物力，而信息化建设能够实现档案管理信息的电子化存储，提高档案管理的效率和准确性。二是加强档案安全保密。国有企业人事档案包含大量敏感信息，如员工个人信息、薪资以及合同等重要资料，信息化建设能够加强档案的安全措施，避免信息泄露和丢失。三是便于档案查询和利用。信息化建设能够提高档案查询的便捷性和速度，员工可以通过电子化方式查询自己的档案信息和历史记录，也有利于企业更好地利用档案信息。四是便于统计分析人事信息。在日常管理中，国有企业需要对员工信息进行统计和分析，以便更好地了解员工在企业中的流动情况和员工的工作表现，信息化建设能够为企业提供有效的数据支持。

二、国有企业人事档案管理信息化建设措施

01.建设人事档案信息管理系统

建设人事档案信息管理系统是国有企业人事档案管理信息化建设措施中的重要环节。首先需要明确需要建设什么样的人事档案信息管理系统，包括建设的功能、操作流程、系统架构、数据存储、安全和操作人员等，根据企业实际需要，确定系统建设的目的和具体要求。根据需求分析结果，进行系统的设计，包括定义系统的框架、模块、流程和逻辑，明确系统的数据构成和功能组成，并规划系统安全措施、数据备份和恢复等系统架构。建立人事档案信息管理系统数据库，包括编制表格、设置字段，进行数据采集和完善，进行数据格式设计、数据分类、数据处理等。根据系统设计规划，进行相关程序开发和硬件支持，包括运行环境部署、系统基础设施建设、系统编码、系统功能模块的开发和集成等。经过系统开发与实现，进行全面的测试和验收，对系统功能和性能进行评估，排除偏差和异常，完善系统的设计和构建。系统设计、编码、装配、测试、审核、验收合格后，进行系统上线和投入使用、系统的维护、升级等。通过建设人事档案信息管理系统，国有企业可以更加便捷地管理和操作人事档案，提高数据的信息化处理水平和管理效率，实现高效可控的人力资源信息管理。同时，也可以加强企业对人力资源的管理和保护，为企业发展提供支持和保障。

02.纸质档案数字化处理

纸质档案的数字化处理是国有企业人事档案管理信息化建设中的重要环节。对纸质档案进行筛选和分类，确定需要进行数字化处理的档案范围和内容，例如员工合同、薪资单、培训记录等。使用专业的扫描设备将纸质档案扫描成电子图像，通过图像处理软件对图像进行调整和优化，确保图像质量清晰度和可读性。使用文字识别(OCR)技术将扫描后的图像转换为可编辑的文字文件，然后对文件进行索引化处理，设置关键词、标签等方便查询和索引。将数字化处理后的档案存储到电脑或服务器上，可以建立专门的档案管理系统或利用已有的文档管理软件进行档案管理，确保档案的完整性和可访问性。确保数字档案的安全性和完整性，采取数据加密和访问权限控制等安全措施，定期进行数据备份，以防止数据丢失或损坏。通过数字化处理，可以实现快速便捷的档案访问，员工、管理人员可以通过系统进行查询和浏览，提高档案利用和管理效率。通过纸质档案的数字化处理，国有企业可以实现纸质档案向电子档案的转变，提高档案的管理效率和安全性，减少档案存储空间，并且方便员工和管理人员的访问和利用，促进企业人事档案管理的信息化建设。

03.落实档案管理人员培训

落实档案管理人员培训是国有企业人事档案管理信息化建设措施中的重要环节。了解企业的档案管理需求，确定需要培训的人员类别及培训内容，例如新进人员、已有人员、管理员等。根据需求分析结果，编制培训计划，包括培训目标、课程设置、教学方式、培训时间和地点等。根据培训计划，编制相应的培训材料，包括培训教材、PPT、案例、分组活动等。选择专业的培训师，并按照培训计划要求进行培训。执行培训计划，根据培训材料进行培训教学，提高档案管理人员的能力、技能和知识水平。培训结束后，要对培训的效果进行评估，例如考试或问卷调查，以评估培训成果和知识的掌握程度。通过落实档案管理人员培训，可以提高企业档案管理人员正确应对繁杂的档案管理事务的能力，提高工作效率和质量，整合信息化技术和管理知识，为企业的人力资源管理提供有力的保障和支持

04.定期备份档案信息，制定安全措施

在国有企业人事档案管理信息化建设中，定期备份档案信息和制定安全措施是非常重要的措施，以确保档案信息的安全性和完整性。一是建立定期备份机制，将数字档案信息以及相关数据库进行定期备份。备份频率可以根据实际情况而定，通常建议每日或每周备份1次，以保障数据的时效性和完整性。二是选择可靠的备份媒介，包括磁带、硬盘、云存储等，可以采用多层次备份策略，如本地备份和异地备份相结合，以应对不同的安全风险。三是备份数据要存储在安全的地方，防止数据丢失或遭到未授权访问。可以选择专门的备份服务器或设备，确保数据的物理安全。四是对备份的档案信息进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。同时，设定合适的访问权限，限制只有授权人员可以对备份数据进行访问和操作。五是制定数据恢复计划，以确保在发生紧急情况时可以尽快恢复档案数据。通过定期备份档案信息和制定安全措施，国有企业可以保障档案信息的安全性和完整性，提高档案管理的可靠性，以应对潜在的数据泄露和安全威胁

文章来源：现代农村科技2024（07）4-5

作者：中铁建设集团有限公司物资公司 高傲