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在数字化时代，文书档案的数字化备份已然成为档案管理工作中的重要一环。采用电子存储的方式，不但便于查询和利用，还能够对原件起到良好的保护作用。
那么，实物档案是否也需要如同文书档案一样进行数字化备份呢？实物档案具有独特的价值，然而却更加脆弱，容易受到自然因素以及人为因素的影响。所以，把实物档案数字化为图像等形式，既有助于进行管理和展示，也有利于其长期保存。同时，依据国家档案局发布的《实物档案数字化规范》（DA/T 89 - 2022），为实物档案数字化工作提供了重要的工作要求。
今天小编来给大家介绍下实物档案数字化的步骤。
01 前期准备
✅档案出库
档案保管部门按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请。
经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。
✅数字化前采集
对实物档案进行外观检查，对损坏严重或有其他情况不利于数字化加工的，应进行适度的加固、清洗等技术处理。
记录实物档案编号、材质、外形等信息，并检查实物档案的质量，对存在的问题进行记录。
制定目录数据库，实物档案数字化目录数据中应至少包括档号、保管期限、年度、责任者、题名、材质、形制、参见号，以及数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等信息。
✅数字化采集
在采集前，应对相应的采集设备和场所进行清洁、检查和调整，以确保实物档案数字化成果质量，采集过程中注意对档案实体的保护，不应对档案实体造成损毁。
根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的信息采集设备。
进行采集设备相关参数的设置和调整，保证采集后数字影像清晰、完整、不失真，影像效果最接近档案原貌。注意遵循相关设备的使用说明进行定期维护、保养。
02 采集过程
实物档案的数字采集主要有四种方式，分别为：平面扫描、三维扫描、数码拍照、环物摄影。
✅平面扫描
适用于能以二维静态图像形式展示的实物档案，如奖状、证书、印模等。
超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。
分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。
对于极其珍贵且尺寸不规则的档案，为方便直观显示原件大小，可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。
为最大限度保留实物档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。扫描色彩模式、扫描分辨率的选择应符合DA/T31提出的要求和建议。
✅三维扫描
适用于能以三维立体影像形式展示的实物档案，如奖杯、产品、标本、工具设备等。
实物档案数字化三维扫描主要技术参数应符合表1的规定。
扫描实物档案的纹理精细度总体应符合以下要求：
·真实反映实物档案表面的颜色、质地、形状和图案等，同一表面纹理应协调一致；
·长宽像素数应为2的n次方（n为自然数），纹理长宽比差异不应过大；
·应进行纠正处理，减少视角或镜头畸变引起的变形，并消除眩光和阴影；
·图像分辨率不低于100dpi，色调协调、自然真实；
·应拼接无缝，过渡自然；
·纹理扫描后，数字化成果需用色卡进行对比矫正，应保持其与实物档案色彩一致。
✅数码拍照
适用于能以二维静态图像形式展示的实物档案，如奖牌、奖杯、锦旗等。数码相机应采用彩色拍摄方式，拍摄精度不低于1600万像素。在拍摄前，针对拍摄实物档案的环境，对数码相机白平衡进行色温校正。
拍摄时应注意：
a）选择中焦距以上镜头拍照并尽量保持水平，避免图像变形；
b）将照相机设置成无时间显示格式的画面；
c）布光均匀；
d）将拍摄主题充满影像画面；
e）对具有规则形状的实物档案，分别从正视、侧视、俯视等多角度进行拍摄。
环物数码拍照主要技术参数应符合表2的规定。
·实物档案数字图像长期保存格式为 TIFF、JPEG 或JPEG2000 等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。
·实物档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为OFD、PDF等其他格式。
·同一种拍摄方式应采用相同的存储格式。
✅环物摄影
适用于能以三维全景影像形式展示的实物档案，如生产工具、设施设备等大型实物档案。
对实物档案进行环物摄影时：
a）应注意镜头与被摄实物档案表面保持正射，摄影人员根据需要使用数码单反相机、摄影机、鱼眼镜头、全景云台、三脚架、航拍无人机等专业设备对实物档案进行360度全景拍摄，实物档案的特征点不应遗漏；
b）拍摄时应选择合适的曝光模式，保证每张照片的曝光参数相同、色调统一；
c）拍摄过程中，焦距、光圈、感光度一经设定，直至照片全部拍完方可修改，且应保持每30度一个拍摄角度进行拍摄。
环物摄影主要技术参数应符合表3的规定。
03 后期处理
在采集完毕后，还要对数字化影像进行旋转纠偏、去污、拼接、裁剪处理、降噪、数据平滑、质量检查等工作，以保证数字化影像的质量。之后再进行数据挂接以及数字化成果验收与移交，最后还要将档案归还入库。
✅旋转及纠偏
对不符合阅读方向的影像应进行旋转还原。对出现偏斜的影像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
✅去污
对数字影像进行去污处理，以去除在数字化过程中产生的污点、污线、黑边等影响影像质量的杂质，遵循展现档案原貌的原则。
✅影像拼接
对分幅扫描形成的多幅影像，进行拼接处理，合并为一个完整的影像，保证档案数字化影像的整体性。拼接时确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅影像无明显拼接痕迹。
✅裁剪处理
对数字影像进行合理的裁剪处理，去除影像多余的部分，缩小影像文件的容量，节省存储空间。
✅降噪
去除三维扫描点云中由于外界因素（如光线、震动等）以及三维扫描仪本身的因素造成的无效点。
✅数据平滑
对三维扫描结果进行平滑处理，提高数据的平滑度，以更加接近于实物档案的几何特征。
✅影像质量检查
数字化处理人员对数字文件的质量情况，如影像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。对不符合质量要求、数字化成果不完整或不清晰的重新数字化；数字文件整理秩序与实物档案不一致的，及时进行调整。
✅数据挂接
借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的实物档案数字影像进行挂接，实现目录数据与数字影像的关联，并对挂接结果进行逐条检查。
✅数字化成果验收与移交
对实物档案数字化成果进行验收，包括数字影像、档案目录数据、元数据、数据挂接、工作文件、存储载体等。验收合格的数字化成果应按照实物档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。
✅档案归还入库
对实物档案数字化成果进行验收，包括数字影像、档案目录数据、元数据、数据挂接、工作文件、存储载体等。验收合格的数字化成果应按照实物档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。
