本研究深入分析档案数字化外包项目中构建“事前预防—事中控制—事后评估”的全生命周期风险管控框架，明确各方主体的权责边界与协同策略，以期为新时代背景下档案数字化外包项目提供兼具理论前瞻性和实践操作性的系统化风险治理方案，保障档案数字化工作的安全、高效与高质量发展。

一、档案数字化外包项目的全生命周期风险管控框架

前端预防与项目启动阶段的源头治理

档案数字化外包项目的风险管控成效，很大程度上依赖于项目启动阶段的源头治理工作，形成以源头预防为重点的治理机制，是构建全生命周期风险管控框架的基础。首先，要做好充足的前期准备与市场调研工作，既要精准评估数字化外包项目的规模、复杂程度，规划科学的预算与工期，也要深入掌握档案服务市场的价格构成与合理区间，避免因信息不对称陷入价格纷争或者低价中标的困境。其次，要建立严格的承包方准入与筛选标准，全面考量承包方的技术能力、信息安全资质、过往项目经历、从业人员稳定性、行业声誉等，实现从选价格到选价值、选伙伴的转变。再次，要制定精细化、前瞻性的合同，作为风险分配与责任界定的法律文件，应明确项目的服务范围、具体的技术规范、量化的质量标准、分阶段的验收流程、数据安全与保密责任、知识产权归属以及违约后的惩处办法等，通过契约形式提前锁定并规避潜在的风险点。

中端监控与项目执行阶段的过程控制

若前端预防是风险管控的“防火墙”，那么中端监控便是项目执行阶段的动态监测系统，核心是通过多元主体协同与流程化控制，确保档案数字化外包项目方向不偏离预定轨迹。因此，要构建发包方、承包方和第三方监理共同参与的过程控制体系。首先，发包方需转变自身角色，从被动的任务下达者转变为积极的过程参与者与监督者，通过设立常驻现场代表、定期召开项目例会、随机抽查数字化成果等办法，实现对项目进度、质量与安全的常态化监督。其次，承包方要强化内部控制，建立健全项目知识管理系统，将成功的经验和失败的教训转化为可复用的流程与规范，降低对个别核心人员的过度依赖。再次，要积极引入独立的第三方监理，对承包方的操作规范性、数据安全性、成果质量进行专业审计，及时发现并纠正偏差，有效降低信息不对称带来的风险。最后，要开展常态化的职业技能与安全保密培训，配以合理的薪酬激励办法与职业晋升通道设计，稳定核心团队，提升全体人员的专业素养与责任意识，从根本上确保操作执行环节的风险可控。

后端评估与项目收尾阶段的闭环管理

项目收尾阶段不仅是成果交付的关键节点，也是完成风险管控闭环、积累组织经验、优化未来决策的重要环节。首先，要设置标准化的成果验收和移交流程，验收工作不能走过场，需严格依照合同约定的标准，由发包方和第三方监理一同参与，开展系统性、多轮次的全面检测，覆盖数据完整性、准确性、可用性和安全性等各项关键指标。及时且彻底地验收是明确双方责任、预防法律纠纷的根本保障。其次，要实施全面的项目绩效评价，包括承包方的沟通协作能力、风险应对效率、安全保密执行情况等软性指标，并据此形成客观详细的绩效评估报告。再次，要建立风险知识库与企业信用档案的联动机制。一方面，系统复盘项目全过程中暴露的风险点、应对策略和处理效果等，将其沉淀为组织的知识资产，为未来的档案数字化外包项目提供决策参考。另一方面，应将承包方的绩效评价结果纳入档案主管部门主导的行业信用信息平台，使履约记录良好的企业在市场竞争中取得优势，对存在严重质量或者安全问题的企业采取限制手段，以市场机制促使整个行业提升服务质量与风险管理水平。

二、档案数字化外包项目风险管控的实现路径

健全法规标准体系夯实风险管控制度基石

当前，档案数字化外包领域风险频发，主要原因是相关法规政策体系尚不完善，存在内容过于原则化、实际操作难度大、法律约束力不强等情况，首要措施是加速健全法规标准体系。在国家层面，要推动出台专门针对档案数字化外包的安全监管行政法规或者部门规章，界定档案主管部门、发包方、承包方、第三方监理等的法律地位和权责界限，明确安全保密、数据处理、成果验收等环节的强制性要求，并设置有威慑力的法律责任认定和处罚条款，为风险处理和司法裁决提供法律依据。在行业层面，要大力鼓励和支持档案行业协会、专业研究机构等社会力量，针对不同类型、不同密级的档案数字化工作，制定一系列精细的技术标准、操作规程、成本核算指南、合同示范文本，将宏观的风险管控原则，转变为微观层面可执行、可度量、可考核的行动指南。

构建多元协同治理格局激活风险管控内外动力

风险管控是牵涉多方利益的复杂系统工程，仅依靠档案主管部门单方面开展行政监管，既难以形成充足的治理力量，也无法适配市场经济的灵活性与复杂性。因此，要打破传统的单一中心监管模式，构建政府引导、行业自律、社会监督、个体自治的多元协同治理格局。在此格局下，档案主管部门需完成角色转变，其核心职责是制定规则、搭建平台、实施监管，还要建立和市场监督等相关部门的常态化信息共享与联合执法机制，以此形成监管合力。要充分赋权并积极培育档案服务行业协会，支持其在制定行业规范、开展企业信用评价、调解市场纠纷、组织专业培训等方面发挥主导作用，以行业自律激活市场内部的风险防控动力。还要大力发展并规范第三方监理与评估市场，鼓励高校、科研机构等专业力量参与进来，为发包方提供科学的决策支持，对承包方的服务过程进行有效监督，弥合发包方与承包方之间的信息鸿沟与信任赤字，形成内外联动、相互制衡的风险共治生态。

深化技术赋能与平台建设筑牢风险管控技术屏障

鉴于档案数字化外包项目具有规模庞大、流程繁杂和数据敏感等特性，传统的监管方式效率欠佳且覆盖范围有限。因此，深化信息技术运用，以技术赋能强化监管效能，成为提升风险管控水平的必然选择，主要举措是推动构建“互联网+档案行政监管”平台。此平台应拥有档案服务企业资质备案与动态查询、外包项目在线申报与全流程追踪、服务质量与信用评价信息归集公示等功能，实现对市场主体的透明化管理和对项目的全景式监控。例如，在数字化加工场所布置严密的视频监控与网络准入控制系统，保障物理环境安全；借助专业的档案流程管理软件，对档案的流转、扫描、著录等环节进行实时记录与追踪，确保全程留痕、可追溯；推广应用数据加密、数字水印、安全脱敏等技术，从源头防止核心数据的泄露与滥用；探索运用区块链技术，将其不可篡改的特性应用于档案数字化过程记录与成果存证，为确保档案的真实性与完整性提供有力的技术支持，筑牢风险管控的技术屏障。

创新人才培养与激励机制稳定风险管控人力资本

追根溯源，制度、流程与技术的落地最终都依赖人的执行，从业人员的专业素养、责任意识与稳定性，是档案数字化外包项目风险管控中的关键要素。当前，相关行业普遍存在人员流动性较大、专业技能较为薄弱等状况，已成为影响项目质量与安全的重大隐患，亟须从源头着手创新人才培养与激励机制。一方面，要鼓励高校和优质企业开展深度的产学研合作，共同建设实训基地，有针对性地培养兼具档案学知识与数字化技能的复合型人才，缩小人才供给与市场需求之间的差距。另一方面，要在企业内部建立科学的绩效考核与薪酬激励体系，改变单纯以工作量计算报酬的方式，将成果质量、安全合规、客户满意度等指标纳入考核内容，形成对高质量工作的正向激励。为员工规划清晰的职业发展路径，提供系统化的在岗培训与继续教育机会，通过塑造积极向上的企业文化，提高员工的职业归属感与认同感。

文源：摘自 《山西档案》 2025（12）

作者：刘益言 河南警察学院法律系

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