数智时代来临，各行各业都在快速融入数字化转型的浪潮。信息化发展所带来的业务数据和文档呈几何级数增长，也为档案工作提出了新的挑战。对于企业的档案工作者来说，如何紧扣信息时代发展的主旋律，找准自身长远发展的定位，不断突破档案收管存用的业务，拓展档案工作的内涵和外延，积极培育档案工作的新质生产力，是企业档案工作实现数字化转型的必经之路。

围绕“一个中心”，着力提高档案影响力

习近平总书记指出：档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。新时代钢铁企业的档案人要始终以此为初心，贯彻落实好习近平总书记“四个好”“两个服务”的重要指示批示精神，最大程度地发挥档案的价值和作用。

组织层面上，企业档案管理部门要善于借势借力，要紧紧抓住企业智能制造转型升级的重要战略机遇期，主动并轨到企业数字化转型的快车道，密切增强与各业务部门的联系，积极寻求协同合作，通过业务共建、资源共享、合作共赢的方式，不断打破“信息孤岛”，拆除“数据烟囱”，增强档案服务企业大局的能力。要利用现有持续改善的内外部环境，积极参与市级、省级、行业甚至是国家级的各类档案信息化项目建设，通过练内功，拓视野，努力打造一支高素质的档案专业人才队伍。

个人层面上，企业档案工作者要积极转变观念，牢牢聚焦档案“收、管、存、用”的中心工作，主动作为，勤于钻研，找准提升档案工作质量的着力点和发力点，努力将自己培养成档案工作的“业务通”和“多面手”。俗语称“有为才有位”，企业档案员对自身的定位不能只是停留在单纯的档案“保管员”，要想方设法让档案“活起来”，传播档案价值，不断提升企业档案工作软实力。

建好“两种资源”，不断激发档案生命力

在数字化转型过程中，各类数据资源正在不断被激活并释放新能量，数据价值被提升到了前所未有的高度。数字档案资源作为知识含量更高的数据，其数据价值将进一步凸显。企业档案部门要紧扣时代旋律，建好档案信息资源库，夯实数字转型基础，提高数据治理时代档案工作的可持续发展能力。

一是推进增量档案电子化。建设全面优质的档案资源是信息时代档案部门的立身之本，尤其在新业务系统不断迭代更新的当下，前端业务系统所产生源源不断的电子文档数据，正以迅雷不及掩耳之势冲击传统载体档案。企业档案部门要变被动接收为主动出击，不断建立与各业务信息系统的互联互通和资源共享，要从后端迈向前端，不断增强对业务系统电子文件的生成控制及过程控制。要立足档案信息化建设的法律制度基础，着力探索各业务系统电子文件单套制归档，推进企业有长久保存价值的数据归口档案部门集中管理，逐步实现各类电子档案从产生到归档的全生命周期的电子化管理。

二是实施存量档案数字化。鉴于单轨制归档仍不是当前主流的归档模式，增量电子档案与传统载体档案存在此消彼长的关系，因而对这部分传统载体档案的数字化仍是企业档案数字化转型的重要内容。企业档案部门要充分利用行业数字化转型的有利时机，积极向上争取人、财、物的各项支持，持续提高传统载体档案的数字化比例，快速推进馆藏档案数字化工作，夯实档案数字资源基础，有效推动档案对象空间从“模拟态”“数字态”到“数据态”的嬗变，为档案工作数字化转型不断夯实基础保障。

深耕“三大领域”，积极锻造档案竞争力

伴随企业规模及其业务的快速扩张，各类信息系统应运而生，各类信息、记录的形态愈加丰富多样，档案载体类型、归档模式、管理手段也随之发生着深刻变化。面对“千年未有之大变局”，企业档案部门要如何突破自身局限，进而增强档案信息资源管理能力，提升档案信息资源利用水平，发挥档案凭证价值优势。应重点加强以下三个方面。

一是探索智能化档案管理。作为相对独立的资源管理系统，档案信息系统不应局限于系统功能完善，也不能照搬传统档案业务流程管理模式，而应在拓展档案来源渠道、提高电子档案数据质量、提升档案管理效能上下功夫。未来还要依托自然语言处理、机器学习和光学字符识别等人工智能技术的应用，实现海量档案信息的自动分类、智能分析、智能检索、智能鉴定等功能，不断提升信息资源的综合治理能力。

二是探索数据化档案应用。档案数据化工作并不仅仅只是完成传统档案的扫描，也不等同于“数字化成果的全文识别”。正如冯惠玲教授提出的：我们不能停留在纸质档案和计算机辅助管理的案卷级、文件级管理，必须通过细化管理颗粒，采用语义技术，把沉睡的文件档案变成活的知识。要通过把文件档案内容变成机器可以理解和表达的数据，并藉由算法实现对其中蕴含知识的发现与挖掘。要在OCR识别的基础上，对档案信息进行深入开发和挖掘，不断将数字信息结构化、颗粒化。要综合运用人工智能的自动化处理和智能化分析等各种手段，赋予档案资源新的知识动能，实现信息资源价值的最大化。

三是探索数智化安全保障。档案数字资源的凭证价值和信息价值，决定着企业档案信息化的高质量可持续发展，是档案信息系统赖以存续的基础。当电子档案“单套制”归档日渐成为常态，档案数据已然成为新的生产要素。但由于电子档案对特定技术的依赖性和所依载体的脆弱性，使其在安全保存方面，要比传统纸质档案面临更多的不确定性和风险。企业应着力探索档案数据长期保存的研究与应用，通过完善电子文件及其元数据归集、加强四性检测、运用数字签名、时间戳或区块链等可信技术、实施磁光电存储、异地异质备份策略，以及建设电子档案库房等方式，确保档案信息在传输、存储和长期保存过程中的安全可控可用。同时，还要解决好“安全”与“利用”二者之间的矛盾，防范网络安全威胁与数据泄漏风险，强化权限控制和访问审计机制，确保数据在传输、存储、访问和操作过程中不被非法获取和利用。

  结语

面对当下环境变化、技术更新的各种挑战，企业的档案工作者应坚持守正创新，踔厉奋发，顺应时代变革，抢抓发展机遇，要始终立足于“档案是企业的无形资产”这一核心要义，在新的历史发展时期，重塑档案信息资源的资源优势和价值优势，全力打造数字档案的新质生产力，为企业转型升级和高质量发展持续提供强有力支撑。

文源：摘自福建冶金 2025（05）-期刊

作者：郭明霞

单位：福建省三钢﹝集团﹞有限责任公司

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