高校档案馆蕴含着建校以来各类历史文化、日常行政、人才培养、教学科普、原创科研、深厚学术等重要信息，已成为高校提升竞争力的重要信息来源，依托当下信息化、网络化环境及大数据应用平台，实现高校档案馆与社会的文化馆、图书馆、博物馆的深度合作已成为档案事业发展的应然趋势。一方面在于以文化建设为着力点，深化多馆合作一体化建设，进一步开展校史研究和史志编研。另一方面在于创新特色大学文化传承，树立高校档案文化品牌，传播弘扬高校独特的文化内涵，需要高校相关负责部门紧跟时代潮流。加快高校档案馆与社会的合作交流，搭建多馆一体化展示服务平台，以实际行动促进整体行业可持续高质量发展。

一、高校档案馆社会合作机制重点要素分析

建设背景及可行性研究

在教育改革的背景下，高校教育的信息化建设逐步由简单到复杂、由单一到多元。在提升教学质量的基础上，日益重视档案价值的发挥及文化底蕴的建设，尤其大数据、云计算、人工智能等技术的应用，通过实现广大范围内档案资源的共建共享、深度挖掘，可得出隐藏于其背后的信息价值。总体而言，各级高校已由过去以管理为中心的模式走向以服务用户为主导的方向转变。新时代“智慧校园”的兴起，使得档案系统正着力解决过去数据不统一、利用不广泛、数据共享难的问题。高校档案馆作为高校档案负责机构，在全校范围内建立档案网络体系的同时，更要基于档案基础业务工作，勇于对外沟通衔接，创新合作机制，探索高校档案管理开发利用新模式，寻求整体业务新发展，通过文字、实物、多媒体的方式，将高校文化传承、社会服务、科学研究、人才培养等方面的成就与发展足迹向社会传播。例如，与博物馆达成合作，借助博物馆珍贵的实物藏品，联合开展科普教育、爱国爱校教育，对于传递人文精神，引导学生走向正途有着十分重要的意义。

必要性及意义

一是满足多元需求。高校档案馆与社会的图书馆、博物馆相对独立，由于长期缺少联系，使得相关数据资料整理编目方式、数字管理系统存在较大差异。通过互联网技术实现高校档案馆与社会各方组织信息的高度整合，形成区域性数据库，不仅能够彻底解决过去各自为政、信息分散的问题，而且能够方便用户一次定位所需信息，让数据多跑路、用户少跑腿，减少搜寻时间，让高校档案更积极主动地为学生及社会群众提供各种便利服务，才能吸引更多潜在用户，扩大高校档案机构的影响力。

二是降低管理成本。高校档案馆与社会的图书馆、文化馆、科技馆、博物馆等机构分工较为明确，信息交流不频繁，但涉及馆藏内容有重合，甚至存在重复收集的情况，使得整体人力物力存在一定资源浪费，通过加强合作，实现档案与社会其他机构信息的互补整合，可弥补信息漏洞，推动社会信息资源宏观的建设开发及共享利用，对于广大用户的服务水平的提高有积极意义。

三是彰显档案价值。通过达成社会合作机制，可将高校档案资源内容更加科学系统地整理划分并广泛传播，吸引社会专业机构积极参与信息管理，进一步提升高校科学决策水平。同时丰富馆藏资源，将高校档案与图书馆、博物馆等信息数据资源相结合，发挥档案馆公共服务的优势，可更直观地让学生了解高校发展的历程，准确把握历史的价值观，体会到高校随着历史发展积淀的深厚的人文底蕴，从而树立责任感、使命感，最大限度地发挥档案的教育价值，提升高校文化发展的软实力。

二、当下高校档案馆社会合作机制存在的问题及挑战

1、档案重视程度不够 管理体系有所缺失

各级高校目前仍多以教育科研、日常行政、后勤保障、教学水平提高等工作为主，对于档案管理工作重视程度不够。在人员安排、资金拨付、制度建设等方面存在较多漏洞，无法推动其快速发展。一些高校管理人员认为档案工作仅仅是将高校产生的各类文件保存至库房即可，主要工作就是收集、管理、存档，对于保管利用及对外服务重视程度不够，社会层面的对外合作工作更是少之又少，造成大量有价值的高校档案文件被锁在库房，难以发挥其资政育人的作用。

2、合作共建内容单一 合作价值体现较少

高校档案馆收集保管、开发利用的重要目标是服务师生、服务民生、服务社会，这就需要档案管理、资源利用、开发共享、广泛传播等工作满足社会与群众需求。但事实上，大多高校档案馆认为所谓社会合作仅仅是召集多方机构一起开会，以宣读文件、观看课程、商议问题等形式建立合作关系，合作形式单一、合作内容浅显、覆盖范围狭窄、实际效果较低、创新意识较差，对于档案的开发程度不够。同时，在合作过程中没有充分结合现代科学技术，对外宣传仍采用展板、纸质宣传页的形式，使得档案价值发挥大打折扣。

3、干部队伍能力欠缺 综合水平较为低下

目前，大多高校档案管理人员不是专业出身，步入岗位前未接受专业档案管理培训，理论知识与实践技能较为缺乏，在日常工作开展过程中，仅能做到档案的收集、整理和保管，而对于档案开发利用及编研工作难免力不从心。究其原因，一方面，人才引进力度小，受档案馆边缘性质的影响，高校无论在岗位数量还是在招聘方式上，都存在一定不足，就业门槛低，得过且过现象较为严重。另一方面，在于对管理人员后期继续教育培训工作开展较少，没有根据实际社会合作工作需求以及未来发展需要进行针对性的培养，尤其在电子文件、数字化、信息技术应用层面，造成现阶段干部队伍专业水平无法有效对接社会各机构，实现档案价值的充分发挥，创新性不足也使得高校档案馆的运行难以适应社会和公众的发展。

4、共建共享意识薄弱 社会合作难以开展

对于高校的档案馆而言，大多缺乏整体合作意识，“信息孤岛”“各自为政”现象较为严重，主要原因在于高校档案馆信息化工作开展较为薄弱，仅仅依靠纸质文件的传递共享，不仅效率低，还会对档案造成不可逆的伤害。目前相关管理人员档案数字化转型意识较差，没有在社会合作与资源互联互通的前提下开展系统研发、技术应用及安全传输的相关工作。高校与社会之间信息壁垒较为严重，没有借助现代化大数据平台手段开展对外共建共享工作，内外信息共享协同性较差。高校档案馆、图书馆、博物馆等社会各机构主体之间的管理机制、合作机制及业务开发上存在不同分散现象，无法保证相当数量的机构、高校、个人的参与程度，从而使得社会合作机制难以落地落实。

三、高校档案馆社会合作机制未来优化路径策略

1、以科学化制度为基础 促进规范性资源管理

健全管理体系

高校应成立档案管理开发利用领导小组，将行政管理部门与档案部门相结合，形成纵向组织网络体系，共同统筹本校档案管理工作，同时领导层要将档案管理工作摆在重要位置，将高校档案工作纳入高校发展的整体规划，结合《档案法》《保密法》《“十四五”全国档案事业发展规划》等法规、文件，形成齐抓共管、各司其职、共同参与、协调运转的发展格局，同步开展定期检查、指导、督促工作，确保相关工作任务落地落实。

优化发展理念

领导小组要结合信息化时代新媒体技术，创新宣传模式，通过融媒体平台，线上线下宣传档案工作，强调开发利用档案的重要性以及达成社会合作机制的紧迫性，助推整体工作迅速开展。同时要建立专项高校档案基础设施建设资金，加强高校档案工作制度体系和业务技术基础建设，以规范统筹为理念，建立可持续的高校档案工作模式，彻底改变过去档案分散管理的劣势。

2、以共建化合作为基础 实现全面性价值发挥

共建历史文化中心

高校档案馆可与当地博物馆、档案馆三方挂牌，共同研究高校或本地教育历史文化，构建新时代教育宣传文化品牌，一方面借助档案馆藏内容，另一方面借助博物馆的实物展品，组织高校史学教授、文学教授，在对重要故事情节、发展路径进行整理、挖掘、研究、对外宣传的同时，可申报高级别研究项目，通过合作的形式将信息资源价值最大化发挥，从而达到事半功倍的效果。

共建爱国主义教育基地

当下高校大学生需要进一步接受党史教育、爱国主义教育，高校档案馆可与地方党史研究院、图书馆等部门共建爱国主义教育基地，让大学生以实地参观体验的学习方式，了解家乡的历史文化，感受家乡文化的积淀，沉浸式体验传统文化的魅力，感受时代的变迁与历史的变革。在社会课堂中“受教育、长才干、做贡献”，激发爱党、爱国、爱家乡的热情，引导学生珍惜当下的幸福生活，好好学习，掌握本领，为家乡的发展和祖国的繁荣富强贡献自己的智慧和力量。

3、以针对性教育为基础 构建专业性干部队伍

强化人才引进

高校领导层要进一步加大高校档案馆的人才引进力度，在岗位数量设置以及对外招聘上给予一定支持。可以面向科技公司、社会人力资源中心开展人才招聘工作，也可在本地高校定向培养相关技术人员，重点引进既懂现代信息技术管理及广泛应用，又清楚数字化技术的专业人才。也可引进历史学、博物馆学、图书情报相关学科的优秀人才，进一步优化人员队伍结构，通过发挥人才优势，努力营造事业有平台、发展有空间、成长有环境的工作氛围。

积极培养人才

高校档案馆达成社会层面的广泛合作机制，不能够坐享其成，而是要以积极主动地姿态去面对、接纳外界丰富多彩的信息资源。在培养干部队伍方面，可按照“引进来+走出去”的方式，一方面邀请社会档案主管部门、图书馆、博物馆、科技馆的业务骨干或者相关业务教授开展理论培训工作，针对政策制度环境、前沿技术应用、社会合作方式、优秀典型案例等进行深度讲解，进一步拓宽高校档案管理人员的视野，同时鼓励干部学习信息技术及网络知识和信息检索技术，拓展知识结构，提高对外合作及服务技能。另一方面可带领相关人员前往社会各机构参观学习，寻找可合作的创新点，培养创新意识、服务意识以及敏锐的信息获取能力。例如，培养文字编辑加工能力及审美能力，加强高校档案馆与博物馆、图书馆合作编研的技能，从而提高社会合作水平。

4、以大数据平台为基础 推动广泛性共建共享

构建档案管理平台

高校要科学划拨档案信息化专项资金，用于档案管理利用平台的硬件采购、系统开发、技术应用、安全维护等相关工作的开展，同时要积极深入行业市场进行调研，选择技术能力强、口碑良好且有丰富经验的科技公司，并根据高校档案实际管理情况及对外社会合作需求进行深入剖析研判，明确底层架构、信息化技术及研发路径，有针对性、高效性地进行档案管理平台研发，全力推动信息化进程。

加强现代技术应用

新时期海量高校档案资源的开发利用，离不开以大数据技术为主的核心技术应用，要有选择地在档案日常收集、分类著录、编目存放、数据分析、共建共享、开发利用、安全存储等工作模块，加强数据挖掘、机器学习、云计算、区块链、OCR识别等技术的应用，真正将档案的高效管理与现代技术相结合，提高整体工作水平，为后期社会合作事项奠定基础。例如，通过数据挖掘技术，获取用户检索习惯，根据网站对外服务进行科学分类、合理组织，便于用户以最快的速度定位所需档案信息，从而提高满意度与档案的利用率。

推动实现共建共享

健全高校档案馆与社会的图书馆、博物馆、科技馆、文化馆等机构的沟通渠道，一方面可借助当地大数据平台，对部分档案进行开放鉴定，并通过数据接口建立面向公共服务的资源共享数据库，分享具备真实性、原始性、价值型的档案资源，在提高资源利用率的同时，增加机构合作的紧密度，彻底告别过去上门、来电、来函等方式的查询模式，真正让档案“活起来”。