《电子会计档案管理规范》（DA/T94-2022）是中华人民共和国档案行业标准，于2022年4月7日发布，7月1日实施。该标准规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求，适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展电子会计档案管理活动。

《规范》共17章，第1至3章为范围、规范性引用文件和术语与定义，为标准固定内容。第4章为管理原则，对电子会计档案管理的总体要求、职责、工作流程、元数据要求进行了明确。第5至16章为主体。第5章首先对电子会计档案管理的流程模型进行设计，以便从总体上把握电子会计档案管理流程概貌。第6至13章按照电子会计档案管理流程逐一表述电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等的要求。鉴于元数据和系统建设在电子会计档案管理的重要性，第14章详细描述了电子会计档案元数据的捕获节点、元数据项及其捕获方式。电子会计档案管理涉及会计核算系统和电子会计档案管理系统，第15章重点就会计核算系统及电子会计档案管理系统的建设提出了要求。由于仍有较多中小企业仍未实施会计核算系统、电子档案管理信息系统，这些单位对如何管好电子发票档案或电子会计档案有较多疑问，《规范》第16章重点对未实施电子会计档案管理信息系统单位电子会计档案保存方法进行了规范，提出了两种电子会计资料保存办法。《规范》的正式发布，标志着电子会计档案工作进入了一个新阶段。

权威解读：

随着信息技术在会计领域的广泛应用，电子会计档案的管理日益重要。DA/T94-2022标准的发布为电子会计档案管理提供了全面、系统的规范，对提高会计档案管理的科学性、规范性和安全性具有重要意义。

一、标准的适用范围与重要性

该标准适用于各类机关、团体、企业事业单位和其他组织，涵盖了电子会计档案从形成到处置的全生命周期管理。它明确了电子会计档案管理的各项要求，有助于确保会计信息的真实性、完整性、可用性和安全性，满足单位内部管理和外部监管的需求。

二、核心概念解析

1. 电子会计资料与档案的界定

电子会计资料是会计核算过程中通过电子设备形成的各种记录，而电子会计档案是具有凭证、查考和保存价值并已归档的电子会计资料。这一区分明确了管理的对象和重点，只有符合特定条件的电子会计资料才能成为档案进行长期管理。

2. 相关系统的作用

会计核算系统是会计业务处理的核心，它生成的会计凭证、账簿和报告等是电子会计资料的重要来源。

业务系统如报销系统、合同管理系统等也会产生电子会计凭证，它们与会计核算系统共同构成了电子会计资料的产生环境。

电子会计档案管理信息系统则是对电子会计资料进行收集、整理、归档以及对档案进行保管、统计、利用、鉴定和处置等操作的关键平台。

三、管理原则与要求的关键要点

1. 制度建设与责任落实

单位必须建立完善的管理制度，将电子会计档案管理纳入规范化轨道。这包括明确各环节的操作规范和责任主体，如会计机构负责收集整理，档案机构负责保管利用，信息技术机构提供技术支持等。通过将管理工作纳入岗位职责和绩效考核，强化了相关人员的责任意识，确保制度的有效执行。

2. 安全与保密

在电子环境下，安全和保密是电子会计档案管理的核心要求。单位要采取可靠的安全防护技术和措施，包括对涉密档案的特殊管理，以及确保符合条件的电子会计资料以电子形式归档时的安全性。这涉及到数据加密、访问控制、备份恢复等多方面的技术和管理措施。

四、管理流程的详细剖析

1. 电子会计资料的形成与输出

内部形成的电子会计资料需经过严格的审签程序，保证内容和元数据的完整性。在输出归档时，要根据不同的会计资料类型（如凭证、账簿、报告等）按照规定的时间和格式进行。例如，凭证应在办理完毕后及时输出，账簿可按周期输出，报告按会计期间输出。同时，推荐使用OFD格式，体现了对长期保存和兼容性的考虑。

2. 收集与检测

确定合理的归档范围是收集工作的基础。资料及其元数据通过接口从相关系统传输到管理信息系统，这个过程强调安全可控。收集过程中要进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，只有检测合格的资料才能进入管理信息系统，并且要根据相关标准划定保管期限，这体现了对档案质量的严格把控。

3. 整理与分类

整理工作要及时进行，遵循电子会计资料的自然形成规律和固有特点。分类方法多样，如会计资料形式·会计年度·保管期限分类法等，适合不同类型和规模的单位。通过分类，可以更好地组织和管理电子会计资料，便于保管和利用。在组件、组卷和排列过程中，要保持会计资料之间的有机联系，编制合理的档号，为后续的档案管理提供便利。

4. 归档与保管

经整理的资料在会计年度终了后，按规定进行临时保管和移交。档案管理机构接收时的检测以及交接手续的办理，确保了档案的质量和责任的明确。在保管过程中，定期评估可读性和进行迁移评估是关键。采用在线和离线存储相结合的方式，离线存储载体的选择和管理以及对其进行的定期检验，都是为了保证档案的长期保存和可读取性。

5. 统计、利用与鉴定处置

统计工作满足国家和单位自身对电子会计档案管理的信息需求。利用过程中要制定严格的权限规定，保证档案不被篡改，同时记录利用过程信息作为元数据保存。鉴定处置工作要定期进行，由多部门人员共同参与，对到期档案进行合理的处理，包括重新划定保管期限或销毁，以及对特殊情况档案的单独处理，体现了对档案价值的动态评估和合理管理。

五、元数据管理的重要性与方法

元数据在电子会计档案管理中起着至关重要的作用。它能够描述档案的主题内容和形式特征，为档案的检索、利用和管理提供支持。在管理过程中，要同时捕获、归档和管理元数据，从系统开发阶段就要规划好捕获节点和明确捕获方式，并且要不断完善元数据，确保其准确性和规范性，同时保护部分关键元数据不被修改。

六、相关系统建设的要求与衔接

1. 会计核算系统和业务系统建设

这两个系统在建设时要充分考虑电子会计资料的归档要求。包括选择合适的存储格式，以便于后续转换为档案存储格式；规划好元数据捕获节点和元素，确保资料的元数据完整；确定合理的输出方式和数据包格式，为资料的顺利归档提供保障。

2. 电子会计档案管理信息系统功能与衔接

该系统的功能要符合标准附录E的规定，涵盖收集、归档、存储、保管、利用等各个方面。在系统衔接方面，要实现会计核算系统、业务系统和管理信息系统之间的顺畅数据传输和功能协同，确保电子会计资料能够顺利地从产生到归档再到利用的全过程管理。

七、未实施管理信息系统单位的应对措施

对于未实施电子会计档案管理信息系统的单位，标准也提供了相应的档案保存方法。无论是通过会计核算系统进行会计核算的单位，还是未通过该系统的单位，都要按照规定的步骤进行操作，包括资料的下载或接收、检测、组件、划定保管期限、排列、填写登记表、编制说明文件等，最后将档案移交档案人员，并采取多重备份等措施保证档案的安全和完整。

《电子会计档案管理规范》为电子会计档案管理提供了详细、全面的规范和指导。单位应深入理解和贯彻该标准，不断完善电子会计档案管理工作，提高会计信息管理的质量和水平，以适应信息化时代对会计档案管理的新要求。开灵科技电子会计档案管理系统，提升档案工作质量与效率，为企业持续发展提供有力支持，是企业档案管理的先进选择。