人工智能技术作为新一轮科技革命的核心驱动力，正在深刻改变档案管理领域。通过机器学习、自然语言处理和计算机视觉等技术，人工智能实现了档案的智能分类、精准检索、自动化鉴定和数字化修复等功能，显著提升了管理效率和服务水平。这一技术变革推动了档案管理从传统模式向数字化、智能化、智慧化方向转型，为档案事业的创新发展开辟了新路径。因此，总结和分析人工智能在档案管理中的应用具有重要意义。

一、在档案管理中应用存在的问题在

技术层面的问题：人工智能模型的训练和运行依赖于高质量的档案数据。然而，一些档案数据存在不完整、不准确或格式不统一的问题，影响了AI技术的应用效果。此外，当前的人工智能算法在处理复杂档案内容时仍存在局限性。例如，自然语言处理技术在理解历史档案中的古汉语或专业术语时可能表现不佳。

管理与实施层面的问题：一些档案馆现有的信息化系统较为分散，难以与新的AI技术无缝集成。系统之间的数据对接和功能整合需要大量的技术投入和时间成本。此外，人工智能技术的引入需要大量的硬件、软件和人力资源投入，对档案部门的经费预算提出了较高要求。并且，人工智能技术的应用需要既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才，而当前档案领域缺乏此类人才。

数据安全与隐私保护的问题：人工智能技术在档案数据处理的过程中，可能会有些数据涉及敏感或保密的内容，如果安全措施做得不到位，可能导致数据泄露，造成严重后果。因此，在档案数据管理中，如果找到一个数据利用与隐私保护之间的平衡点，是一个值得深入思考的问题。

伦理与法律问题：人工智能算法的训练数据可能存在偏见，导致算法在实际应用中产生不公平的结果。例如，AI分类系统可能对某些类型的档案存在偏见，影响档案的公正利用。当AI系统在档案管理中出现错误或造成损失时，责任归属问题难以界定。例如，AI系统错误分类导致档案丢失，责任应由谁承担？并且，在利用AI技术对档案进行深度挖掘和知识发现时，可能涉及知识产权问题。

标准化与规范化问题：人工智能技术在档案管理中的应用受标准化与规范化问题的制约。缺乏统一标准会导致系统操作性差、数据共享困难和管理效率低下。例如，不同厂商的AI档案管理系统可能采用各异的数据格式、接口协议和技术架构，阻碍数据共享与功能整合。数据格式不统一增加整合难度，接口协议不一致导致数据对接困难，技术架构差异使系统难以无缝集成与协同工作。因此，标准化与规范化是推动人工智能在档案管理中广泛应用的关键。

二、在档案管理中的应用举措

智能分类与编目：传统档案分类和编目需要大量人工操作，效率低且容易出错。人工智能技术可以通过机器学习算法，自动识别档案内容并对其进行分类和编目。智能分类与编目可以大幅提高分类和编目的效率，减少人工干预。提高分类的准确性和一致性，避免人为错误。

智能检索与推荐：传统档案检索主要依赖关键词匹配，难以满足用户对精准检索的需求。人工智能技术可以通过语义分析和知识图谱，实现档案的智能检索和推荐。从而提高检索的准确性和效率，满足用户多样化需求。例如，用户输入自然语言查询（如“查找与某历史事件相关的档案”），系统能够理解用户意图并返回相关结果。

自动摘要与内容分析：档案内容通常较为复杂，用户需要花费大量时间阅读和理解。人工智能技术可以通过文本分析技术，自动生成档案内容的摘要，帮助用户快速了解核心信息。从而提高档案利用效率，节省用户时间，为档案的深度挖掘和知识发现提供支持。例如，对历史档案进行关键词提取和主题分析，生成简明扼要的摘要。

智能审核与鉴定：档案的真实性、完整性和价值鉴定是档案管理的重要环节。人工智能技术可以通过机器学习模型，对档案进行智能审核和鉴定，从而提高审核和鉴定的效率和准确性，减少人工干预，降低主观判断带来的误差[5]。例如，利用图像识别技术检测档案的完整性，或通过文本分析技术评估档案的价值。

档案修复与保护：历史档案和珍贵文献的修复与保护是档案管理的重要任务。人工智能技术可以通过图像处理和模式识别，辅助档案修复工作，从而提高档案修复的效率和精度，减少对珍贵档案的物理接触，降低二次损坏风险。例如，利用AI技术自动识别档案的破损区域，并提供修复建议。某高校档案馆利用AI技术修复了一批珍贵历史文献，修复时间缩短了60%，修复效果显著提升。

智能问答与交互：用户在使用档案管理系统时，常常需要咨询相关问题。人工智能技术可以通过自然语言处理和机器学习，提供智能问答和交互服务，从而提高用户服务体验，减少人工客服压力，实现24h在线服务，满足用户随时随地的需求。例如，用户可以通过语音或文字与系统交互，获取档案相关信息。某档案馆引入AI问答系统后，用户咨询满意度提升了80%，人工客服工作量减少了50%。

知识图谱与档案关联分析：档案之间往往存在复杂的关联关系，传统方法难以全面挖掘。人工智能技术可以通过知识图谱，构建档案之间的关联网络，从而提高档案的利用价值，支持深度研究和分析，为用户提供更加全面和精准的检索结果。例如，将历史事件、人物、地点等信息构建成知识图谱，帮助用户发现档案之间的内在联系。某研究机构利用AI知识图谱技术，发现了一批历史档案中的隐藏关联，推动了相关研究进展。

综上所述，人工智能技术在档案管理中的应用，不仅提高了档案管理的效率和质量，还为档案的深度挖掘和利用提供了新的可能性。通过智能分类、智能检索、自动摘要、智能审核等功能，人工智能正在推动档案管理向更加智能化、高效化和安全化的方向发展。未来，随着科学技术的不断发展，人工智能技术在档案管理中的应用将更加广泛和深入，也将为档案事业的发展注入新的活力。

文章来源|石子河科技 2025（02）