一、意义

党政机关单位档案数字化管理与共享利用，能够更好地发挥档案的原始记录性，实现党政机关单位档案信息共享，实现机关单位档案资源的全面整合。数字化管理与共享利用模式中的数字信息整合机制、数字档案修复模式以及智能化档案应用、智能化档案资源共享等功能，能够实现党政机关单位档案不同资源之间取长补短，让党政机关单位档案信息更加全面，充分发挥党政机关单位档案优势，快速整合多渠道档案资源，实现智能化大融合背景下党政机关单位档案集成管理的最佳效果。并且，数字化管理与共享利用对于党政机关单位档案知识的创新也大有裨益，在对档案信息筛选、展示、取舍、分析、创新、改进以及再次展示等过程中，能够借助数字化管理使得档案信息知识体系更完善。

党政机关单位档案数字化管理与共享利用模式，可以弥补传统档案陈列方式单一、展览和服务模式单一的弊端，实现党政机关单位电子档案资源与实体档案资源的融合与优势互补，给予参观者以更好的知识文化获取与应用体验。

与此同时，还能够促进档案需求者和参观者主动宣传党政机关单位档案服务，形成市场效应，不断提升党政机关单位档案服务的名誉和竞争优势，为其进一步开展多种数字化资源项目提供契机。在网络信息与智能技术普及的现状下，数字化融合转型服务正是顺应了大势所趋，不仅具有专业党政机关单位档案的权威性，还接地气、迎合了大众的喜好，此种服务模式具有极大的便捷性，提供了更多的发展机会，可以不断提升党政机关单位档案服务的质量。

二、模式的类型

1.基于库存内容的知识库服务

党政机关单位档案数字化管理与共享利用是一种整合党政机关单位档案库存内容的综合服务方式，其中最重要的服务平台就是知识库服务。知识库服务基于党政机关单位档案库存的各项内容，并以体系化的形式实现各类党政机关单位档案的实时归类和高效数字化供给，按照专业或者专题组织等形式，提供文献参考、文献检索、数据库传递、链接导出等各项服务，并用实体服务与虚拟服务相结合的方式更好地满足档案需求者的专业化、实际化与个性化需求。知识库服务还能促进档案资源知识化，按照一定的组织方式将分散在不同数据库的知识和信息优化重组重排及数据化展示，使得提炼之后的档案信息集合更加具有实用价值。

2.基于数字化的政策咨询服务

在党政机关单位，档案资源实施数字化共享利用之后，所提供的服务将主要是基于数字化档案的知识信息服务与咨询服务。由于在网络化环境下，越来越多的用户可以突破时间和空间的束缚，快速获取信息咨询服务，党政机关单位档案数字化使得虚拟信息的传播更加专业化和广泛化，并且衍生出了各种智能化的参考咨询类型，极大地减轻了专业咨询人员的负担。政策咨询服务涵盖交互式参考咨询、异步式参考咨询、工作人员线上问题答疑、虚拟专家讲座以及合作式参考咨询等多个领域，并以档案数据作为基础性参考资料，有针对性地解决用户的疑难问题，还可以利用电子邮件回答回访相关问题，融合全网各领域专家资源于一体，实现党政机关单位档案功能资料性、专业性和实践性的结合。

3.基于用户需求的个性化服务

在当前移动互联网和人工智能技术迅猛发展的阶段，用户对于党政机关单位档案资源的需求呈现多样化、个性化与多层次的特点，其中个性化特点最为显著。因此，积极为用户提供个性化服务早已经成为档案界的共识。党政机关单位档案部门应用好移动互联网等终端，面向档案需求者开发既具有智能化和实用性特征，又能够满足实际工作需要的党政机关单位档案类软件，为用户提供检索、推送和在线咨询、信息浏览等服务，并充分发挥数据化资源优势，使得用户的个性化需求与问题能够得到更好的解决。新时期的党政机关单位档案数字化管理与共享利用在借助网络信息技术、大数据技术以及人工智能挖掘用户喜好和需求的基础上，还能够根据用户的数据模拟画像实现对用户信息模型的构建，并定期推送信息和补充资料，为进一步提供档案数字化共享服务做好准备。

三、策略分析

1.建立健全服务规程及标准确立和应用技术管理标准

党政机关单位档案部门在实施数字化管理与共享利用模式创建与改进时，应从制度和技术管理的角度去实施各项举措，明确党政机关单位档案共享方式、服务流程、服务改进方法以及服务评价考核体系等，从而使得数字化档案管理与共享利用有章可循。还要在实践中不断总结、改进，优化服务平台，提供高度集成的一站式服务和数字化、实体化相互融合补充的多元资料服务。同时，为用户提供跨资源检索、跨库导航以及党政机关单位档案资源全方位利用等各项服务，从而大幅提升党政机关单位档案服务的质量。此外，还应重视信息技术和技术标准在数字化管理与共享利用中的支撑作用，加速两者的融合，实现各项高级技术在档案数字化管理与共享利用中的全面应用，并能够根据相关标准评判，提升档案资源的应用价值。应当确立元数据技术标准以及统一的开放协议，结合区块链技术的辅助功能，为用户实现互动操作和多功能使用的无缝对接，并提供转换标准和新的对接形态，实现具有鲜明特色的异构数据资源，打破传统服务束缚，提供全新高质量的服务内容。

2.加强党政机关单位档案信息化发展规划引进数字化创新科技

党政机关单位档案部门应当对档案室内的实体物资、设备设施和电子信息类资源做出合理计划，并根据实际库存的内容实施信息化建设，做好全面动员，通盘考虑，统筹兼顾，并提出信息化发展的完备性规划，对重大业务活动做好重要支持。还必须做好信息基础性采集工作，重点建立图片、录像和三维建模等方面的信息系统资源，利用OA办公、档案新设备研制、陈列展示以及活动宣传等方法，做好馆内数字技术资源的有效利用。应当引进创新科技，加强数字化平台构建能力，利用数码虚幻与真实技术让参观者获得画面、声音、视觉和三维仿真，实现与艺术相结合的美妙感受，并利用大数据分析和计算机AI分析方法，识别不同群体的不同喜好，并充分运用云技术和移动信息技术，有效促进党政机关单位档案部门规划，并与各类社会机构、社会力量开展深入合作，取长补短，进一步提高对其他文化产业的吸引力，以提升档案数字化管理质量。

3.综合运用云储存技术和数字档案安全管理技术

利用云存储技术，可以根据电子档案数据量的变化动态调整存储空间，实现弹性扩展，避免了因数据量增长而带来的存储压力。在大数据环境下，党政机关的电子档案数据可以通过云备份服务实现自动备份和容灾，确保数据的安全性和可用性，并降低了备份管理的成本和复杂度。基于大数据环境下的云计算和人工智能技术，可以实现电子档案的智能分类，提高分类的准确性和效率，使得档案管理更加便捷。可以利用全文检索技术，对电子档案全面索引，提高检索效率和准确性，让用户可以通过关键词快速定位所需档案，提高档案部门的工作效率。要对电子档案数据加密存储和传输，保护数据的机密性和隐私性，防止数据被泄露和非法访问，应当建立完善的身份认证和访问控制机制，确保只有授权用户才能访问和操作，防止未授权访问。还应对电子档案的元数据实施管理和维护，包括文件属性、版本信息等，为电子档案的检索、共享和归档提供基础支持，利用数据挖掘技术分析和挖掘电子档案中的信息，发现隐藏在数据背后的规律和价值，为决策提供数据支持和参考。通过以上优化方法，可以有效提高党政机关单位档案数据管理的效率和质量，满足日益增长的档案数据管理需求，推动单位档案数字化管理水平不断提高。

4.建立现代党政机关单位档案数字化管理团队，推动资源共享

党政机关单位档案部门应当建设现代化的数字化资料管理团队，派遣专业人员设立专项管理小组全面管理，培养档案工作人员运用数字化技术实施开发运营和综合借鉴的意识，让其在开展务实性工作的同时勇于开拓创新，提高档案信息资源的利用率，保证提供的档案信息服务和建设能力能够符合时代要求，跟上先进的管理理念和发展步伐。还要加强建设党政机关单位档案信息数据库，将档案信息多元化地保存，达到丢一补全、有备无患的数字化资料状态，从而更好地方便用户检索，能够快速有效地找到需要的信息，使相关档案研究人员能够在研究过程中使用党政机关单位档案数字化资料更加方便。努力突破各种客观因素的限制，大力发展全面的数字化资料服务，加强各党政机关单位档案部门之间的信息沟通与联络，从而提升党政机关单位档案机构数字化建设的有效性，充分发挥一体化党政机关单位档案团队在开发利用档案数字化资料中的关键作用，促进我国社会主义档案事业的全面发展。

5.应用元宇宙技术满足用户与档案数字资源间多感官交互体验

党政机关单位档案部门应当积极应用元宇宙技术实施数字资源建设，包含虚拟人、虚拟场景和虚拟物品等在内的文化资源全部实施运营。通过虚拟现实技术和设备设施，使用者能够方便地实现与档案数字资源的多感觉互动，其具体体现为与虚拟人、虚拟环境和虚拟库存资源的互动。使用者可以使用自己的虚拟区块，建立虚拟身份，并且可以与元宇宙中的其他使用者展开逼真的交流，可以在自己感兴趣的内容上展开思想上的碰撞，从而形成一个多元化的文化主题社区。使用者还可以在虚拟构建的元宇宙中漫步，浏览类似于现实中的各种藏品和展品，还可以观看到不同于现实中的特殊文化场景，并可以获得和利用党政机关单位档案库存资源。应当在党政机关单位档案部门建立一个具有强大能力的可视化档案数字资源检索系统，在该系统中，可以装备虚拟成像及可视化检索功能模块，使用3D建模技术，对所有文化实体资源和电子资源实施3D模型的建立，将其分布存储在数据库中，并导入检索系统，满足用户与档案数字资源间的多感官交互体验。

6.建立安全控制机制，重视资源整合维度与知识参考维度的结合

在档案数字化管理与共享利用过程中，党政机关单位档案部门应当关注信息安全风险防范，建立健全安全控制机制，确保数字化管理与共享利用的过程中不出现档案信息丢失和保密信息被泄露等问题。同时，还应关注知识产权风险和信息安全风险组合发生的情况，防止在知识信息传播过程中出现侵权行为。党政机关单位数字化档案服务应当建立在数字档案资源的高存量集成储备基础上，重视收集数字资源资料，并开发新的融合性知识资源与服务性资源，重视数字化资源数量和质量并重，以提高数字化档案管理效率作为前提条件，不断完善党政机关单位档案资源的集中采集模式、分步采集模式。还要注重数字化管理与共享利用中资源整合维度，根据需求导向，将多媒体影音档案资料等数字化信息资源通过可摸索性搜索检索、情景再现和互动传播等方式带给用户更好的档案资源利用感受。另外，还可以应用数字化资源分类参考模式，注重知识参考维度的结合，集合专家智慧与集成领域资料的作用，提供专家针对性解惑服务，将党政机关单位档案信息整合成新的知识架构，既能够解决用户兴趣爱好、休闲方面的需求，也能够满足不同领域需求者和参观者解决实际工作问题和生活问题的需求。

四、结语
强化党政机关单位档案资源的信息管理与共享利用，不仅是顺应当前信息技术与人工智能迅猛发展潮流的必然选择，也深刻契合了新时代背景下人们对知识信息日益增长的专业化、个性化需求。在这一进程中，提升党政机关单位档案信息资源管理与利用的质量显得尤为关键。为实现这一目标，需要全面完善档案资源的利用渠道，通过一系列综合措施，如健全档案管理制度、优化信息技术平台、拓宽资源获取途径、提供精准的知识参考服务以及深化资源整合等，多维度改良传统档案管理模式。这些努力旨在构建一个高效、可靠且富有吸引力的档案信息管理与共享服务体系，不仅能够显著提升党政机关单位档案工作的效率与质量，还能有效促进档案资源的深度开发与广泛利用，为社会主义现代化档案事业的蓬勃发展注入强劲动力，进一步推动国家治理体系和治理能力现代化的进程。