前言

中国式现代化背景下，档案事业发展应成为中国式现代化发展的重要助力，充分发挥档案管理在记录历史、传承文化、服务社会方面的价值和作用。新时期，档案建设应主动与信息时代发展相结合，以标准化为导向，积极推进智慧档案建设，为档案事业可持续发展创造有利条件，提升档案事业的科学化和规范化水平。在智慧档案建设过程中，既要明确具体框架，又要落实好各项措施。

一、标准化视域下智慧档案建设的实践要求

1.智慧档案建设与管理的标准化

《中华人民共和国档案法》明确指出，要加强智慧档案建设，围绕档案管理形成制度机制和技术标准。一是数据规范与标准化。在推进智慧档案建设过程中会形成海量的数据，如果这些数据没有一定的技术标准和规范要求，就很难做到统一的数据采集、数据管理、数据共享。唯有制定详细的技术标准才能够确保数据的准确性和一致性。《建设电子档案元数据规范》(DB 3205/T 1071-2023)指出，在智慧档案建设过程中，要明确元数据规范，进一步细化数据来源、数据格式，方便数据的检索、开发、利用和管理。二是平台与系统标准化。智慧档案管理需要技术平台作为支撑，技术平台在运行过程中还需要完善的系统。明确系统架构、功能模块、接口协议标 准，确保系统之间实现有效对接，为档案信息资源的高效共享和互联互通创造有利条件。同时还要主动地引进新技术、新手段，确保智慧档案管理系统的可拓展性、可维护性。实施档案管理全流程监控，及时对系统运行过程中出现的风险点进行精准识别，并提出合理的解决措施，确保整个系统安全平稳运行。三是安全标准化。要想切实维护档案信息安全，就要形成相对应的安全标准。《档案信息系统运行维护规范》(DA/T 56-2014)指出，通过制定严格的安全管理制度、安全技术标准和具体的操作流程，能够切实保障档案数据的安全性、完整性。安全标准化既需要形成相对应的技术标准，又要有对应的响应机制，对突发事件能够及时处理，切实保障智慧档案建设能够顺利推进。

2.智慧档案服务与利用的标准化

《信息与文献 文件(档案)管理 概念与原则》(GB/T 26162-2021)明确指出，档案事业发展最终还是要落实到对档案信息资源的开发利用层面。在智慧档案服务与利用过程中，要形成相应的制度标准，为相关工作开展“保驾护航”。一是推进服务流程标准化。在智慧档案建设实践过程中，要主动运用先进技术对智慧档案管理流程进行优化和完善，关注用户服务体验。一方面，制定统一的用户服务标准、操作流程，为工作人员开展服务工作提供依据。《档案服务机构工作规范》(DB33/T 2471-2022)指出，要对服务流程进行优化和完善，确保用户能够获得高质量的服务和体验。另一方面，加强与用户的沟通互动。智慧档案服务标准化是一项动态工程，要及时了解用户的反馈意见，对服务流程、操作流程进行优化和完善，提升用户满意度。二是推进智慧档案利用标准化。随着信息技术不断发展，对智慧档案建设提出了新的要求，在智慧档案建设过程中要制定统一的档案利用标准，建立统一的档案数据生成、收集、交接、存储、共享标准，避免出现“信息孤岛”和数据不兼容问题。

二、标准化导向下智慧档案建设的理论框架

1.应用层框架

智慧档案建设框架应以提供多元化服务作为主导目标。应用层是档案信息化服务的核心，需要形成多样化服务模式。一是一站式服务模式。能够对档案内信息资源进行整合，为不同用户提供便捷的档案信息服务。二是沉浸式服务模式，通过虚拟现实技术和增强现实技术，围绕用户需求为用户提供沉浸式的服务体验。三是主动式服务模式。借助大数据、云计算对用户行为数据进行精准分析，为其提供有针对性的档案信息服务，满足用户的潜在档案信息需求。四是精准式服务模式。根据用户的个性化需求推送定制化的档案信息服务内容。五是智库式服务模式。依托智慧档案平台，通过构建档案知识库，为用户提供决策支持和档案知识服务。。

2.平台层框架

在智慧档案建设框架中，平台框架应涵盖三大核心系统，形成更为高效、智能化的档案管理与利用体系。一是档案数据管理系统。这一系统主要对各类档案信息进行收集、分类、整理、存储。《电子档案管理系统通用功能要求》(GB/T 39784-2021)指出，要定期维护和升级系统，提升档案数据管理系统的先进性，切实保障档案数据安全可靠。二是智慧档案系统。借助大数据、云计算等技术对收集上来的档案信息进行整合挖掘，输出高质量的档案信息数据，为不同主体提供高质量的档案信息服务。三是云脑系统。通过云计算技术与智慧档案建设的深度融合，为不同用户提供远程服务和信息共享，为档案信息资源最大化利用创造条件。

3.处理层框架

智慧档案建设框架应注重智慧技术手段的运用。一是智慧感知。借助先进传感器和识别技术，可以对档案信息进行精准识别，对档案流程进行全程监控。二是智慧采集。对档案信息进行精准采集，对采集上来的数据进行标准化、格式化处理。三是智慧鉴定。运用已有的数据库和相关技术标准，通过机器学习算法和对比方式，对收集上的档案信息进行自动鉴别和价值评估，然后进行分类。四是智慧管理。借助档案管理系统对档案进行科学化管理。五是智慧开发。主要利用数据挖掘和人工智能技术对档案信息进行深度分析和价值挖掘。

4.资源层框架

在智慧档案建设过程中应形成不同门类的数据库，方便档案信息管理，也能够快速对不同类型的档案信息进行调用和开发。一是一般档案数据库。主要存储与日常业务相关联的各种档案，是最常用的档案数据库，因此要确保一般档案数据库档案信息的系统性和全面性。二是专题档案数据库。这一档案数据库主要针对特定领域或项目形成的档案数据，通过对专题档案数据库进行开发，能够提供更为专业化的档案信息服务，满足特定用户群体档案信息诉求。三是特色档案数据库。这一档案数据库主要与地方特色产业发展和特色文化相关，存储的多是历史文献和名人档案等，通过对这些档案信息资源开发，有助于弘扬地域文化。

5.设施层框架

《信息与文献 文件(档案)管理体系 要求》(GB/T 34112-2022)指出，智慧档案建设需要完善的设施作为保障。一是数据设施。智慧档案建设需要对海量的档案信息进行存储、管理和开发利用，需要先进的数据设施作为支持。二是算力算法设施。通过引进算力算法相关设施，能够为智慧档案建设提供强大的计算能力和先进的数据处理方法，能够为档案信息挖掘开发、利用、智能检索提供技术支持。三是网络设施。引进先进的网络设施，采用先进的网络技术，可以将不同主体连接起来，确保档案信息高效传输。四是智能设备。通过引进识别技术、传感器、物联网技术，能够实现对档案信息的自动采集、智能分类，实现档案信息的智慧化管理。 

6.设施层框架

智慧档案建设是一项复杂的系统工程，在建设过程中要有完善的保障措施。一是政策机制。政策机制能够为智慧档案工作开展提供方向和指引，确保智慧档案建设符合国家的战略要求。二是法律法规。法律法规既是标准化建设的重要方面，也是保证智慧档案顺利开展的重要前提。三是制度保障。完善的制度机制是确保档案工作标准化、规范化的有效手段。《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)指出，通过制度机制建设能够确保智慧档案建设各项工作规范有序开展。三是人才队伍。人才队伍建设是智慧档案建设的核心和关键，只有拥有了综合型档案人才，才能够主动运用先进的技术手段，围绕智慧档案建设目标开展相关工作。

三、以标准化为导向的智慧档案的实施策略

1. 智慧档案管理的资源整合

《电子档案管理系统通用功能要求》(GB/T 39784-2021)明确指出，档案资源是智慧档案建设的生存根基，档案资源具有原始性、权威性、真实性、可靠性等特征。这既是档案资源与其他资源的标志性区别，也是智慧档案建设的核心竞争优势，如果离开了真实可靠的档案资源，智慧档案建设将会成为无源之水、无木之本、无根浮萍。即使拥有再好的框架和系统，也只能是“空中楼阁”，无法服务经济社会发展，也难以为不同用户提供高质量的档案信息服务。新时期，档案管理部门在推进以标准化为导向的智慧档案建设过程中，要将档案数据资源的整合作为前置性工作加以落实。档案管理部门要改变传统惯性思维，突破“小档案”认知格局。一是重视档案资源收集质量。充分认识到档案数据来源的广泛性，结构的复杂性，载体的多样性，数据的冗余性等特征。《电子档案移交接收操作规程》(DA/T 93-2022)指出，在档案信息收集过程中，应充分利用先进的技术手段，对档案信息进行精准对比识别，剔除无效冗余的档案信息，确保档案信息收集的高效性和科学性，提升档案信息的整体质量。二是坚持应收尽收原则。档案数据是智慧档案建设的根本。信息时代背景下，越来越多的数据档案需要档案管理部门对其进行处理。这也就要求档案管理部门要树立“大档案观”，对档案收集范围进行重新划定，增强档案管理部门的档案数据收集能力，坚持量的合理增长与质的有效提升同步推进。确保收集上来的档案数据真实可靠、规范有序、可靠合规，为后续档案信息资源开发利用创造有利条件。

2.智慧档案建设的多元协同

《档案移动服务平台建设指南》(DA/T 73-2019)明确指出，在推进档案事业发展过程中要形成多元共治新格局。充分发挥不同主体在档案事业高质量发展方面的优势和作用，提升档案事业整体质量。在智慧档案建设过程中，要重视多元主体的密切配合。一是政府要充分发挥主导性作用。通过完善相应政策机制，解决条块分割、系统异构问题，通过多元主体合作解决“数据孤岛”问题，提高智慧档案建设质量。围绕智慧档案建设实际，对现有的体制机制进行创新和完善，打破科层制藩篱，破解制度壁垒，解决技术隔阂，对智慧档案建设相关的系统流程进行重塑和优化。《电子档案管理系统通用功能要求》(GB/T 39784-2021)指出，建立更为统一的技术标准，为平台兼容和数据共享创造有利条件。二是要促进多元协同社会参与。智慧档案建设涉及的主体多，需要整合的智慧档案数据规模大，更需要多元主体的共同参与，解决单一治理模式背景下的资源整合困境。按照共建共享目标，形成智慧档案多元共同体，将政府、社会组织、企业等多元力量纳入共同体之中，充分发挥不同主体的技术优势、资源优势、政策优势，形成多元共治局面。

3.智慧档案搭建的数据驱动

《信息与文献 文件(档案)管理体系 要求》(GB/T 34112-2022)明确指出，新时期在推动档案事业发展过程中一定要注重信息技术的合理利用。数字时代背景下，在推动智慧档案建设过程中，既要以标准化作为主要导向，也要以数据驱动作为“内生动力”。智慧档案建设应将“数据”和“技术”作为“两大抓手”，实现“两手抓，两手都要硬”，强化“数据赋能”和“技术赋能”，对现有的智慧档案建设模式、服务模式、资源开发模式进行重塑，形成与智慧档案相契合的实践范式，助力智慧档案高质量发展。一方面，档案数据作为重要的数据资产，是形成新质生产力的宝贵要素，具有基础性、关键性、支撑性价值。《档案分类标引规则》(GB/T 15418-2009)指出，要对档案数据资源进行科学分类，通过整合加工、聚类分析、语义关联，更加深刻把握智慧档案信息的内在规律和特点，对档案信息进行合理开发和利用，充分发挥智慧档案的赋能增值价值。另一方面，通过技术赋能助力智慧档案标准化建设。要将大数据、人工智能、区块链、数字孪生等技术融入智慧档案建设之中，围绕智慧档案实际对各项技术形成完备的标准和操作流程，更好地发挥技术赋能作用，同时通过标准化建设也有助于解决“工具理性”问题。

四、总结

总之，标准化导向下，要将智慧档案建设作为一项系统的复杂工程加以落实，要结合智慧档案建设实际，形成不同层级维度和结构要素。从智慧档案未来发展角度出发，形成科学规范的理论框架体系。在完善具体框架基础之上，要加强对重要档案资源的系统整合，为后续档案信息资源合理开发和利用创造有利条件。引导多元主体参与到智慧档案建设之中，形成多元主体协同共治局面。

作者：戴汀华

文章来源：大众标准化（2024/16）

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