虽然当前各单位档案管理正在积极实现数字化转型，不过由于传统纸质档案存储较多、所记载的内容较为重要，而且纸质档案还具有原始凭证价值强、法律效力高等优势，在利用方面也较为方便，因此做好纸质档案的保管依然非常重要。不过受到环境影响，纸质档案容易出现损坏的情况，因此档案管理部门必须要加强对存储环境的重视，打造适宜纸质档案的环境，并且要增强纸质档案质量，以此实现纸质档案长久存储的需求。

一、纸质档案保管对于环境的要求

由于纸质档案载体的特殊性，其对于环境具有较高的要求，在档案保管中档案管理部门必须要明确档案存储对各项环境指标的要求，才能满足档案环境防控体系的建设。

二、纸质档案保管对温度环境的要求

纸质档案保管的温度环境要求较高，根据专业标准，纸质档案库房基础温度应控制在14℃至24℃区间，昼夜波动幅度不得超过±2℃。而对于特藏类珍贵纸质档案，则应当进一步细化存储条件，特藏库房温度需限定在14℃至20℃并保持恒定，确保能够有效控制纤维素水解速率。而针对缩微母片等特殊载体的纸质衍生材料，则需要保障保持温度单独设定为13℃至15℃，通过独立温区隔离避免交叉影响。档案利用区域的阅览室及修复室还需要与库房协同控温，温度范围扩展至14℃至28℃，纸质档案保管的温度环境要求较高，根据专业标准，纸质档案库房基础温度应控制在14℃至24℃区间，昼夜波动幅度不得超过±2℃。而对于特藏类珍贵纸质档案，则应当进一步细化存储条件，特藏库房温度需限定在14℃至20℃并保持恒定，确保能够有效控制纤维素水解速率。而针对缩微母片等特殊载体的纸质衍生材料，则需要保障保持温度单独设定为13℃至15℃，通过独立温区隔离避免交叉影响。档案利用区域的阅览室及修复室还需要与库房协同控温，温度范围扩展至14℃至28℃。

三、纸质档案保管对湿度环境的要求

纸质档案保管对于湿度环境也有着较高的要求，通常来说，纸质档案库房基础相对湿度需要控制在45%至60%区间，昼夜波动幅度必须要控制在±5%。在特藏类珍贵纸质档案存储方面，特藏库房相对湿度需限定在45%至55%并保持恒定，确保能够有效降低纸张纤维吸湿膨胀与化学水解速率。同时，档案阅览室及修复室湿度范围可扩展至40%至60%，并需要保障档案流转过程中湿度参数连贯稳定。除此之外，与环境需求一致，在保管时也需要保障环境能够全年恒湿，消除季节性湿度变化导致的纸张吸湿滞后效应，尤其要低于35%导致的干燥脆化临界点及高于65%导致的霉菌滋生阈值问题。

四、纸质档案保管对空气环境的要求

在光照环境方面，纸质档案保管必须要将光照强度控制在500至1000勒克斯范围内，避免因光线过强导致纸张纤维加速氧化及油墨褪色，同时需确保光源分布均匀以减少局部光热效应。同时，在保管环境中必须要实现对紫外线的阻隔，毕竟紫外线波长低于400纳米时会对纸张分子结构造成不可逆损伤，因此档案管理部门需要采用防紫外线玻璃或滤光膜对自然光及人工光源进行过滤，减少紫外线对于档案造成的影响。而档案保管环境的光源类型需要优先选择低热辐射且无紫外波段的LED灯具，同时还需要避免自然光直射档案存放区域，库房窗户需配置遮光率≥90%的窗帘或百叶窗，以此减少各类光线对纸质档案的直接影响。同时，存储环境的光照波长还需要限制在可见光范围内，禁止使用含紫外或红外波段的特殊照明设备，而且灯具安装位置需要和档案架保持1米以上距离，降低光化学反应的累积效应。最后，光照时长管理应当设置在每日累计曝光不超过50勒克斯小时，对于珍贵档案需要采用感应式照明系统，在非工作时间需要避免光照。

五、纸质档案保管对光照环境的要求

纸质档案存储对于空气环境要求也非常高，档案管理部门必须要确保空气中的二氧化硫、氮氧化物及臭氧等酸性气体的浓度分别低于0.01mg/m3、0.01mg/m3和0.05mg/m3，而且还需要避免这些酸性气体与纸张纤维素发生化学反应导致酸化变质。同时，空气中的颗粒污染物必须要控制在0.15mg/m3以下，尘埃粒径大于5μm的颗粒物每立方米不得超过1mg，控制物理磨损和微生物附着风险。此外，空气中的总挥发性有机化合物浓度必须要低于0.5mg/m3，避免有机污染物与纸张成分发生酯化或氧化反应。而在环境管理方面，档案管理部门需要确保空气交换率保持在0.5至1.0次/小时，确保既能有效稀释污染物浓度，又可以防止因通风过量引发温湿度剧烈波动问题。境

六、环境因素对纸质档案寿命的影响

环境因素对纸质档案的寿命有着极为明显的影响，不良的环境很容易导致纸质以及字迹受到影响，进而干扰到档案的存储效果以及档案的后续使用。

1、环境因素导致纸张耐久度减弱

环境因素很容易造成纸张的耐久度受到影响，进而干扰纸质档案的存储寿命，比如温湿度剧烈波动会引发纸张纤维反复膨胀收缩，造成纤维间氢键断裂及微观结构变形，导致纸张出现翘曲、褶皱甚至局部开裂。其次，酸性气体或高湿度环境会导致纸质档案的纤维素发生水解反应，而且分子链断裂还会造成聚合度下降，进而影响纸张的机械强度，并造成耐折度与撕裂度出现明显衰减。而光照所引发的光氧化反应会破坏纤维素分子结构，生成羰基和羧基等发色基团，导致纸张普遍性泛黄且局部形成褐色脆化斑块。同时灰尘中的颗粒在纸张表面持续摩擦形成微划痕，灰尘吸附的酸性污染物还会加速纤维化学腐蚀，造成纸张表面粗糙度增加并伴随纤维层状剥离现象。此外，微生物代谢产物分解纤维素β-1,4糖苷键，导致纸张出现菌丝穿透性孔洞及霉斑覆盖区域纤维完全丧失结合力，严重时还会造成纸张面临絮状解体的情况。

2、环境因素对档案文字清晰度造成的影响

环境控制不当还会对档案文字清晰度造成影响，进而影响档案的使用，比如光照中的紫外线及可见光长期照射会引发纸张纤维素的光化学降解，导致字迹材料发生分子链断裂，油墨、染料等有机成分逐渐分解，形成褪色或泛白现象。其次，高湿度环境会导致纸张吸湿膨胀，造成水溶性字迹材料如纯蓝墨水、红墨水的颜料颗粒溶解扩散，出现洇化或晕染，尤其在纸张纤维间隙形成毛细渗透效应后，会造成字迹边缘模糊的情况。同时，空气中的硫化物、氮氧化物等酸性污染物会与字迹中的金属成分发生化学反应，生成硫酸铁等化合物，导致字迹由蓝黑色转为黄褐色，而且会导致字迹淡化的问题。除此之外，温湿度剧烈波动会加速纸张与字迹材料的氧化反应，圆珠笔油墨中的染料在反复热胀冷缩过程中与氧气接触，引发分子结构破坏，出现字迹褪色或断裂式模糊的情况。

七、满足纸质档案长期保管的策略

为了能够减少环境因素对于纸质档案的影响，档案管理部门必须要结合纸质档案存储需求，打造更加完善的档案保持体系，确保能够通过增强档案性能、优化存储环境等措施，满足档案存储和保护的需求。

1、选择合适的纸张

选择原料优质、生产工艺科学的纸张是保障纸质档案长期保管的基础，同时也能减少环境对纸张的影响。比如宣纸等传统的手工纸大多利用青檀皮、麻类或竹纤维等长纤维原料，纤维素含量高且木素残留少，而且这类纸天然碱性抄造工艺避免了强酸强碱损伤，纤维交织均匀且无金属离子催化老化，因此耐久性相对较高，不过成本也相对较高。而对于机制纸来说，则需要选择木浆或棉浆为主的高纤维素含量纸张，优先选择施胶度≥0.75mm的U级/A级书写纸，确保抗墨水渗透强且酸性残留低，能够有效解决环境对纸质档案造成的影响。此外，在选择机制纸时，还需要严格检测酸碱度，优先采用碳酸钙等中性施胶剂的无酸纸，确保成品p H值在7.0-8.5之间，避免酸性水解导致纤维断裂问题。

2、打造完善的环境控制体系

环境控制体系建设的过程中，档案管理部门必须要结合档案管理标准选择合适的温湿度恒定系统，采用精密空调与除湿设备实现对环境的针对性控制，同时还需要利用传感器网络实时采集数据并联动设备自动调节，避免温湿度波动对档案存储造成的影响。其次，档案管理部门需要构建空气净化过滤系统，安装高效微粒过滤器清除空气中的污染物，同时还需要利用活性炭吸附装置降低二氧化硫、氮氧化物等酸性气体浓度，并配置紫外线灭菌灯定期杀灭微生物，从源头抑制霉菌滋生和化学腐蚀。在光照损害控制方面，档案管理部门需要采用三层防护阻隔的方式进行保护，其中外层设置防紫外线玻璃与遮光窗帘，中层使用LED冷光源，内存的档案装具则需要选择防氧化涂层材料，以此减少光线对档案的影响。除此之外，档案管理部门还应当部署智能预警平台集成温湿度、空气质量、消防报警等子系统，运用神经网络算法预测环境变化趋势，当参数超标时自动启动应急预案并推送报警信息，实现对档案质量的全方位防护。

3、采用耐久性强的字迹材料

在避免字迹受到环境影响的过程中，档案管理部门必须要选择以碳黑为色素且以结膜方式固定的字迹材料，比如墨汁、碳素墨水及黑色油墨，这类材料的碳素成分化学性质稳定，耐光、耐水且不易氧化，配合虫胶或树脂固化后形成的牢固结膜能够有效减少物理摩擦和环境因素对字迹的影响。其次，在记录档案时还可以选择颜料为色素的蓝黑墨水，这类材料的鞣酸铁与没食子酸铁氧化后能够形成耐水耐光有机颜料，其深层渗透与低扩散特性在非极端环境下仍能保持较久清晰度，不过这类材料的酸性成分可能加速纸张水解，应配合无酸纸使用。而对于印刷档案来说，则首先选择碳黑油墨，激光打印则需要采用碳黑墨粉并确保定影温度精准，避免树脂软化导致字迹脱落，而喷墨打印若是使用染料墨水则需要做好复印备份。除此之外，对于现有的档案，则需要对档案进行保护，比如通过喷涂丙烯酸树脂或聚酯薄膜封存，隔绝氧气与湿气以延缓氧化降解，配合对字迹色度的检测，以此满足档案保护需求。

4、采用双轨保管模式

在数字化背景下，档案管理部门还需要采用双轨保管机制，确保既能够突出纸质档案的优势，也可以利用数字化档案加强对档案的备份和保护，一旦出现纸质档案损坏、丢失问题也可以利用数字化档案进行复印。基于此，档案管理部门需要同步落实纸质档案归档和数字归档流程，其中在纸质档案归档时必须要采用600dpi以上分辨率扫描并嵌入元数据，电子文件同步上传至具备RAID6冗余的存储阵列，确保两种载体版本内容能够完全保持一致。其次，档案管理部门还需要打造构建异质备份防护体系，除常规电子备份外，管理部门还需要使用无酸纸打印关键数据作为离线副本，以此形成实体、电子等多重防护机制。除此之外，管理部门还需要打造动态迁移规范，针对电子档案可以每十年执行一次格式转换与介质更新，同步对纸质档案进行脱酸加固处理，确保双轨载体在技术迭代中也能保障信息的完整性。