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为贯彻《国务院关于在线政务服务的若干规定》《党政机关电子公文处理工作办法》，发挥标准化在电子公文和电子档案管理中的引领作用，国家档案局组织编写了《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020），自2021年6月1日起实施。该标准填补了我国在电子公文归档国家标准领域的空白，完善了党政机关电子公文系列标准体系，对有效打通党政机关电子公文形成、办理、归档、保存全流程电子化的“最后一公里”及实现电子公文仅以电子形式归档和保存起到重要的推动作用。
内容解读
标准从归档流程、归档元数据要求、归档数据组织、归档格式要求、归档功能要求等方面对电子公文归档工作提出了具体要求。
1. 电子公文归档流程
电子公文归档流程从电子公文形成、办理部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结束，整个过程可以分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节。每个环节又包括3个步骤，总计12个步骤，即捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。
收集环节要求按照电子公文归档范围完成电子公文及其元数据的收集，标准建议电子公文系统嵌入归档范围采用自动捕获方式完成收集工作，在无法自动捕获的情况下也可人工录入。收集环节包括捕获、录入、转换。捕获步骤要求在电子公文形成和办理过程中随时捕获拟归档电子公文；电子公文元数据应与电子公文内容数据一起捕获，捕获的电子公文应齐全、完整，并保持电子公文之间的有机联系；电子公文内容数据应与其形成时保持一致。录入步骤是对于部分未进入电子公文系统进行流转的公文，可通过扫描并著录元数据、上传挂接、脱机数据包导入等方式完成电子公文的收集。转换步骤是在电子公文捕获或录入后，对于不符合归档格式要求的电子公文应进行格式转换，以满足归档电子公文保存和利用的需求。
文件整理环节包括组件、编号和封装。组件步骤要求电子公文一般以件为单位进行整理，件内文件的构成以及件内文件排序应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的要求。编号步骤要求对完成组件的电子公文进行分类和排序，并编制档号。封装步骤要求将完成组件和编号的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包。
文件移交环节要求在电子公文整理完成之后，由电子公文形成办理部门向档案部门移交并办理相关手续。文件移交环节包括移交检测、移交登记和提交。移交检测步骤要求在电子公文提交归档前，对电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，检测合格后才能提交归档。移交登记步骤要求在电子公文提交归档过程中，电子公文形成或办理部门应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后填写《电子文件归档登记表》。提交步骤要求电子公文形成或办理部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档。
档案接收环节要求档案部门及时接收电子公文形成办理部门提交归档的电子公文，并办理相关接收手续。主要包括接收检测、接收登记、接收确认。接收检测步骤要求档案部门接收归档电子公文之前对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回。接收登记步骤要求档案部门接收归档电子公文时，清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后完成《电子文件归档登记表》。接收确认步骤要求档案部门接收符合要求的归档信息包并确认，完成电子公文归档流程。
2. 电子公文归档元数据要求
标准提出了电子公文归档的最基本的元数据集合，即元数据基本集，实际工作中可根据具体情况扩充元数据集合。标准中归档电子公文元数据基本集包括公文标识、文种、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件说明、发文机关或签发人署名、成文日期、附注等32个元数据项，明确了每个元数据项的编号、元素名称、英文名称、约束性、可重复性、元素类型和数据类型等。
3. 电子公文归档数据组织
归档数据组织对归档信息包的结构和内容进行了描述，归档信息包中可包含同一批次归档的多份归档电子公文，电子公文应以《归档文件整理规则》规定的分类方式为依据进行组织。
