当数字化浪潮以前所未有的速度渗透至企业运营的每一个角落，档案管理作为企业沉淀信息资产、支撑战略决策的核心环节，正面临着从“物理存储” 向“数据价值挖掘”的根本性转变。传统纸质档案的碎片化管理、检索效率低下、安全风险难控等问题，已难以适配数字化时代企业对信息快速流转、精准应用的需求，推动档案管理向数据化转型，成为企业提升运营效率、筑牢信息安全屏障、释放数据资产价值的必由之路。

1、注重技术创新与平台构建

要想促进档案数据化、信息化，应积极引入先进的信息技术，依托大数据、区块链等新型技术，促使档案管理在确保安全性的基础上，实现高效化的管理目标。具体路径如下：①以大数据为载体，优化决策效率。大数据技术的应有优势在于深度挖掘海量数据，及时发掘数据之间的关联性，并预测市场未来发展趋势。 因此，可借助该技术，聚合档案信息，分析档案利用情况，以此优化档案服务流程，促进档案管理效率的显著提高。②合理运用区块链技术，提高档案可信度 。依据区块链的分布式特点，在创建数字档案时，可遵循分布式账本记录原则，将档案记录在一个不可篡改的区块链上。基于此，档案的信息与创建时间等信息将不易被窜改，并得以永久保存，从而保证档案的真实性。

为实现档案信息的全面整合，应致力于构建一体化的档案管理平台，坚持数据集成管理、存储、处理等原则，以此促进档案检索便捷化。首先，需确立统一的数据格式与分类标准；其次，采用数字化技术，将纸质档案转化为电子文件，并上传至云端进行集中管理；再次，基于上传后的文件，采取分类管理方式，在平台内设置自动分类功能，并辅助人工审核，从而促进档案管理精细化，推动后续查询工作的顺利进行；最后，可实行跨部门协作机制，设置共享文件夹，以实现档案信息共享，提升平台内信息流通效率，提高部门协作效率。

2、科学设置档案安全管理制度

安全管理是档案信息化建设中的主体，因此，做好档案安全管理工作十分必要。首先，在实践环节，相关人员要秉持创新思维，审视数字化时代的档案信息化工作，重点聚焦档案安全管理制度的建设，合理利用云存储技术，集成分散数据，将其统一归集到数据集中管理系统，并建立规范化的存储细则，以此实现档案业务的拓展与档案数据价值最大化。其次，应组建专门的档案安全管理团队，要求团队人员结合企业实际情况，设置明确的档案安全管理细则，在数字化加工与存储等多个环节，明确实时监控目标与标准，保障各环节在运行过程中有明确的安全要求。同时，要赋予团队负责人及其成员相关权限，并明确相关职责，将具体责任落实到个人，确保安全管理工作有人负责、有人监督。最后，在档案数据传输与存储环节，要借助当前先进的数据加密技术，对档案数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。在此基础上，应建立用户身份认证机制，确保只有经过授权的用户才能访问档案数据。根据用户的工作职责和档案的密级，合理分配访问权限，避免敏感信息泄露。同时，对访问情况进行详细记录，以便及时发现异常访问行为并采取相应措施，全面提升档案数据的安全管理水平。

3、完善档案数字化管理流程

为更加高效地推进档案数字化工作，离不开完善的内部档案数字化管理流程作为支撑。 因此，相关人员要进一步优化各个环节的操作细节与标准，聚焦不同维度设置管理细则，以确保档案在每一环节的有效流通。制定档案数字化管理制度的详细方案如下：①加强数据采集与整理工作。首先，在相关工作开展前，要预先设计规范化的提卷登记制度，召集相关的档案人员进行拆卷、出库，要求相关人员遵循严格的档案出库制度。在拆卷过程中，应做到细致、认真，保持档案的原始状态，避免出现档案损坏情况。其次，采用双人复核制度进行档案校对。在校对环节，应先核对档案页数，然后运用高清扫描仪进行资料扫描、分类，并详细标注核心数据，便于后续数据处理工作的开展。最后，利用高效扫描设备采集数据，同时实施初步审核，检查扫描质量，如清晰度、完整性等，确保基础数据准确无误。②开展图像处理与归档工作。需致力于引入先进的图像处理技术，采用自动与手动结合的方式，对图像进行精细纠偏、去污等处理，提升图像质量，最终达到可阅读的标准。在这一过程中，要建立多级审核机制，一旦审核通过，要立即进行电子归档，同步更新档案管理系统中的相关信息。③内置流程监控功能，实时跟踪档案在各环节的状态，确保档案流转的透明度。

4、提升档案管理人员素质

人才是加速档案管理现代化转型的重要力量。在人才培养与引进方面，相关部门要着眼于人员培训、激励机制构建等层面，设置针对性的人才培养方案，以稳固档案管理队伍结构，打造一支专业能力与信息素养强的档案管理队伍，从而促进档案数字化工作的有效开展。首先，在培训方面，可增设档案管理理论、最新的数字化技术、大数据分析技能等培训课程，引导员工积极参与。在培训过程中，可带领员工展开案例分析，引入实际案例，分析案例的成功之处，并鼓励员工自学，设立在线学习平台，为员工提供丰富的在线学习资源，确保每位员工都能掌握高效 、精准的数字化技能，提高自身的工作技能。 同时，基于员工的基础技能，可展开实训活动，模拟实训场景，设计具体的档案数字化工作任务，让员工借助数字化工具，以合作的方式完成数据录入、清洗、存储等实践任务，不仅能显著提高其档案管理技能，还能营造积极向上的实践氛围。其次，在激励机制建设层面，应将档案数字化管理工作成效与绩效考核体系挂钩，并建立科学的激励机制，表彰在档案数字化进程中表现突出的个人或团队，以此激发档案管理人员的内在动力，促使其更加主动地投身于档案数字化的创新实践中。

5、树立数据思维

舍恩伯格断言：“一旦数据思维形成，数据能够被巧妙地激发新型服务。”数据和思维的联合能够显著凸显大数据价值。大数据思维特指公开的数据一旦被推广、应用，能够帮助主体解决困惑。在档案管理领域，档案人员要想树立数据思维，需立足三大着力点：①要认知档案数据化的实际价值，熟练掌握多元化的大数据分析与人工智能技术，以实现档案的跨时空传播和共享。②在解决档案问题时，要聚焦大数据导向，从思维转变入手。立足传统观念，档案人员习惯于通过因果关系分析来理解和处理问题，而聚焦大数据背景，应侧重于各关系之间的分析，深入分析受众需求的关联性，善于运用创新化的档案服务模式，从传统的被动服务转变为主动的信息推送。③要摒弃传统的感性思维认知，树立理性分析思维，形成大数据的运用反思，深究数字化建设中存在的问题，不断强化档案数据化的不可替代性，并以著录标引等标准化和规范化工作为基础，从而无缝融入企业整体战略规划中，推动管理思维与模式的全面升级，助力企业档案管理朝更高效、更前瞻的方向发展。

6、依托人工智能，构建智慧档案馆

在数字化提速背景下，企业在实现档案数据化过程中，依托人工智能技术构建智慧档案馆成为关键路径。智慧档案馆是基于数字档案馆的高级形态，通过运用新一代信息技术，实现全面感知、智能协同和深入融合，以提高档案管理和服务效益。首先，智慧档案馆利用人工智能技术进行档案信息资源的高效收集。智能主体凭借自学习性、灵活性，自动从海量数据中提取有价值的信息，实现档案收集工作的智能化；其次，在档案分类和检索方面，可采用文本分类技术和自然语言处理技术清洗档案文本，去除无用信息，如标点符号、停用词等，并利用 TF-IDF、Word2Vec等算法将文本转换为高维特征向量，捕捉文本的语义信息；再次，将预处理后的档案文本输入分类模型，模型会自动判断档案所属类别，最终实现档案的智能分类；最后，基于大数据分析，智慧档案馆能预测用户需求，主动推送相关档案，实现个性化服务，例如，可依托人工智能技术，收集并分析用户的查询历史、浏览行为等多维度数据，运用先进的机器学习算法，构建用户画像。基于这些画像，系统能够精准预测用户未来的档案需求，主动推送相关档案，从而提高档案服务质量，促进档案资源的有效利用，为智慧档案馆的能级提升等提供决策依据。