档案信息化是指档案管理部门在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理并提供利用，档案管理重点从实体保管利用向档案信息数字存储及利用转变。档案信息化使档案管理进一步迈向数字化、网络化、社会化，是新时代档案事业发展的趋势和方向。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）部署和要求，“十四五”末，我国档案信息化建设再上新台阶，新一代信息技术在档案管理中得到广泛应用，信息化与档案事业深度融合，信息化发展保障机制日趋完善，基本实现档案数字转型。2025年是实施《规划》的收官之年，也是全面建设档案信息化的关键之年。要把加快推进档案信息化建设，认真落实《实施条例》关于档案信息化建设的各项规定和要求，不断提升档案信息化建设质量和水平。《实施条例》于2024年3月1日起正式实施。《实施条例》是继《档案法》之后我国颁布的档案领域又一条专门性行政法规，与《档案法》共同筑起档案管理的法治保障。《实施条例》共计八章五十二条，整部法规就档案机构及其职责、管理、利用和公布、信息化建设、监督检查和法律责任等做出了详细规定。其中“档案信息化建设”一章七条，从档案信息化建设主体、内容、电子档案管理内容、安全要求及档案信息共享等做出了详细规定和要求，成为指导和落实档案信息化建设的纲领性文件。

一、强化组织领导 重视档案信息化机构建设

档案信息化是一项系统工程、长期工程，要高度重视档案信息化机构建设，打通档案信息化建设各部门之间的壁垒，实现整体推进、密切配合效果。一是及时成立领导小组。2017年，国家档案局专门成立了档案信息化工作领导小组，由时任国家档案局局长、中央档案馆馆长任组长。作为贯穿档案工作始终的档案信息化建设，要成立专门的工作领导小组，由单位主要负责人任组长，分管领导任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设办公室于档案室或办公室，由部门负责人任办公室主任，负责档案信息化建设的日常工作。二是明确职责。要把档案信息化建设纳入单位信息化建设规划，与其他业务工作同部署、同落实。要进一步明确档案信息化建设领导小组的工作职责，包括档案信息化建设领导小组、职能部门负责人及档案员及兼职工作的责任，落实地方党委政府及单位有关信息化建设的部署和要求，推动本单位档案信息化建设工作。同时，统筹协调单位档案信息化工作，制定档案信息化建设工作方案，牵头抓好贯彻落实，出台单位档案信息化建设相关规章制度。三是发挥领导小组的作用。推动档案工作领导小组实质化运行。积极推动档案信息化建设月汇报、季分析、半年调度工作机制，定期评估档案信息化建设工作进展，做好经验总结，并就档案信息化建设过程中遇到的困难和问题，及时以小组名义向单位汇报，协调解决。

二、夯实基础工作 加强档案信息化基础建设

根据《实施条例》规定，档案信息化建设包括配备适宜的专门机房，建设电子档案管理信息系统，有条件的还要开展数字档案馆（室）建设，提升档案信息化水平。一是机房。功能齐全、运行可靠的计算机机房是档案信息化建设的基础条件。按照《电子信息系统机房设计规范》的要求做好机房设计与施工。按照要求配备相应的服务器、存储及网络设备、UPS主机等。机房中的网络平台与区域配置相对独立，集中布设服务器、存储、网络配线等，选用PDS模块化综合布线系统。二是网络。根据国家电子政务基本构架，档案网络环境建设涵盖档案部门内网、互联网及政务网，实行三网物理隔离。同时，为满足社会公众对档案查询的需要，建立面向普通群众的部门门户网站，将可供查询利用的档案信息上传至互联网。政务网中的办公OA系统要与档案部门办公网络连接，实现实时在线归档。选择合适的网卡、中继器、网桥、路由器、网关、调制解调器等网络连接设备。同时，要配置先进的服务器，安装Web服务器、电子邮件服务器、数据库服务器和应用服务器，采用基于浏览器访问的三层B/S构架，提高系统运行整体性能和安全性。三是设备。档案信息化建设需要必备的数字化加工、存储等设备。购置扫描仪、非线性编辑设备、音视频数字化采集转换设备等，配备在线、离线和近似在线存储设备，包括硬磁盘、磁盘阵列存储设备等。近年来，随着信息技术的快速发展，网络附加存储（NAS）、存储区域网络、虚拟磁带库、云存储等虚拟技术广泛应用于档案信息化领域，取得了良好的应用效果。

三、提升内容质量 注重档案信息化资源建设

《实施条例》中明确提出电子档案要达到“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，同时还要做到全过程可追溯、档案信息构成符合规范要求等。档案馆接收电子档案还需要对其进行“四性”检测。《规划》中明确提出要深入推进档案资源体系建设，按照“增量电子化、存量数字化”发展方向，加快推进档案资源数字转型，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。一是增量电子化。根据《电子文件归档与电子档案管理规范》相关规定，以及全国档案业务管理系统建设为契机，做好新增档案电子化。增量电子化的核心是电子档案移交与接收，向前端延展，要求立档单位档案信息化管理、电子档案移交封装、进馆档案质量检测等。在实践中，需要做好顶层规划设计，统一电子档案归档标准，统一档案数据资源管理体系，提高档案数据收集的完整性、稳定性。此外，增量电子化还要把握电子文件移交，通过云管端模式，即档案资源接收系统为“云”，覆盖立档单位，实现全面信息化。也可通过集约化模式，实现电子档案实时在线移交、接收，从而达到“来源可靠、程序规范、要素合规”要求。二是存量数字化。按照《规划》要求，到“十四五”末，全国县级以上综合档案馆档案数字化率应达到80%。首先是加强组织领导。选择具有档案数字化资质的第三方公司，协助立档单位开展档案数字化工作。成立档案数字化外包工作领导小组，明确档案数字化管理部门及人员职责，加快推动档案数字化外包及监督管理。其次是精心组织实施。在确定档案数字化范围、外包公司的基础上，按照需求逐卷逐份逐件地整理，进行数字化扫描、修复，并做好数据整理，严格按照档案数字化工作流程及技术标准，完成存量档案数字化工作。同时，要组织人员进行人工抽检和软件自动检验，对目录数据分批次验收，把好质量检查登记及档案数字化抽检登记，抽检合格的再进行数据测试、挂接，确保数据库挂接率100%。

四、提升内容质量 注重档案信息化资源建设

《实施条例》详细规定了立档单位档案信息化建设顶层规划，以及电子档案全过程管理要求，《实施条例》的颁布实施对档案信息化建设提出更高更严的要求。目前，档案已经从传统载体的模拟态和传统载体档案数字态向着结构化数据态和内容管理的知识态转变，档案管理形态发生了根本性变化。一是健全制度保障。首先是制定档案信息化建设方案。根据立档单位实际，制定档案信息化建设规划，把档案信息化建设纳入单位信息化建设总体中谋划和推动。并要做好顶层规划设计，使档案信息化建设系统与办公自动化系统、业务应用系统归档功能相衔接，实现实时在线自动归档。其次是完善档案信息化管理制度。以《档案法》《保密法》《档案法实施条例》为基础，制定档案信息化管理制度。包括立档单位档案信息化收集、整理、归档及借阅、销毁、保密等各项规章制度，提高档案管理的规范化、制度化水平。再次是健全档案信息化考核机制。档案信息化建设是一项长期工程，要把档案信息化建设纳入业务考核范畴，实行奖优惩劣，倒逼档案信息化建设提档升级、提质增效。二是健全资源保障。档案信息化建设需要人财物的支持和保障，根据立档单位实际，根据档案信息化建设需要，选配具有档案学、信息学等复合型人才。同时，要做好档案工作人员的业务知识培训，有重点地加强信息技术业务学习。根据立档单位档案业务的工作量，以及档案信息化建设目标，适当增加经费投入，把档案信息化建设所需经费纳入部门年初预算，确保专款专用，在经费使用上要有保障。根据档案信息化建设设施设备的需要，配备必要的计算机、扫描仪、数码照相机等。三是加大政策支持。《实施条例》颁布时间较短，要在落实《实施条例》中持续颁布支持档案信息化建设方面的政策支持力度。除了要求把档案信息化建设纳入规划，也可以根据形势发展变化，将档案开放审核信息化纳入部门考核，推进电子档案单套管理等，在政策上做好引导和支持。

五、守牢安全底线 强化档案信息化安全建设

安全是档案信息化建设的底线，也是保障档案信息化建设成果的必然要求。《实施条例》就档案信息化建设做出诸多规定和具体要求。一是网络安全建设。通过访问控制、应用系统、基础网络、身份认证等技术，加强档案信息化网络系统安全建设。如通过访问控制技术，操作人员通过输入密码等验证。安装查杀毒软件，定期更新系统软件，保障系统运行稳定。建立安全防火墙，能够有效保障网络环境安全。此外，还可以通过局域网、互联网的物理隔离，确保病毒通过互联网入侵网络。二是资源安全建设。档案信息化安全的关键是资源安全。按照《实施条例》规定，电子档案除了“来源可靠”“程序规范”之外，还要满足“要素合规”。移交的电子档案还需对其进行“四性”检测。这些举措和要求都是为了保障档案信息资源安全、规范，符合要求。为此，要严格执行档案信息化建设领域的规范、标准和要求。利用区块链、数据加密等技术对档案信息及其元数据进行处理。此外，还要运用数据备份等，做好灾备，确保档案数据安全。三是环境安全建设。主要是指档案信息化所运行的信息网络、存储的设备介质载体等安全，以及计算机、库房的设备运行环境要安全。档案室库房要按照“八防”标准建设，按照必要的预警系统，提升环境安全管理智能化水平。

六、发挥档案价值 做好档案信息化利用建设

《实施条例》明确提出要推动档案信息化建设，提高档案信息共享服务水平，促进全国档案数字资源“三跨”共享利用。档案信息化建设目标之一就是要不断提升档案信息化的共享利用，发挥档案“存史资政育人”功能。一是加快档案信息化建设进程。按照“增量电子化、存量数字化”原则，加快档案信息资源数字化、网络化、电子化，搭建档案数据库。积极构建共享网络，注重信息网络技术的应用，打造全国统一的档案“三跨”共享网络平台。二是构建档案信息化服务平台。一方面，要做好立档单位的档案信息化建设。另一方面，要将区域性档案信息化建设进行有机整合，汇集各类各级档案信息资源，将各种档案信息资源收集、整理、分类、组合，形成更加有序、完整、规范的档案信息体系。积极推进档案一站式服务。各立档单位积极对接全国档案查询利用服务平台，实现全国档案信息共享利用“一网通办”。优化一站式服务内容及流程，简化查档用档手续，降低查档用档成本，提高档案服务效率。三是完善档案信息化共享机制。实现档案信息资源“三跨”（跨地区、跨行业、跨部门）共享利用的规范化、科学化，根本在于建立健全档案信息共享机制。一方面，要完善法规，明确档案信息共享内容、范围、路径，确定档案信息共享权责边界，压实各方责任。另一方面，要建立相应的协调机构。在全国档案信息资源共享利用“一网通办”的基础上，不断完善资源共享的利用渠道与服务方式，提高用户档案信息资源共享利用的获得感。

《实施条例》为档案工作，为档案信息化建设提供了有力的法治保障，当前和今后一个时期要重点做好《实施条例》的学习宣传，吃透法规的精神要义，把准档案信息化建设的要点和关键，推动档案信息化建设，助力档案管理进一步迈向数字化、网络化和社会化，始终做到与时俱进，不断提高档案工作的整体水平，发挥档案“存史资政育人”功能，为实现中华民族伟大复兴的中国梦贡献兰台人的智慧和力量。