伴随“总体国家安全观”的提出，二十大报告进一步明确“推进国家安全体系和能力现代化”，要求将维护国家安全贯穿党和国家工作各方面与全过程。国家安全已经成为新时代坚持和发展中国特色社会主义的基本方略之一，标志着安全问题已从政府行政管理职能升级为国家战略管理的重要内容。档案安全是档案工作的底线，确保档案安全保密是全面贯彻落实总体国家安全观、统筹发展与安全的内在要求，亦是“十四五”时期档案工作的重要原则与目标之一。我国档案法规定，档案部门及其工作人员“不得泄露履职过程中知悉的国家秘密商业秘密或者个人隐私”，明确涉密档案范围包括了“国家秘密”“商业秘密”和“个人隐私”。涉密档案作为档案资源的重要组成部分，也是国家秘密的重要存在形态，若在综合管理和利用过程中存在不当行为，将会造成影响程度不同的泄密事件，严重则会损害国家、组织和个人的合法利益。因此，需要对涉密档案管理行为进行严格规制。在《档案法》全面贯彻落实、相关法规的立改废释工作也在逐步推进的背景下，数字时代涉密档案规范管理体系框架的构建与优化研究不仅可以为涉密档案管理实践提供理论支撑，还为涉密档案的保管与安全应用提供有力的实践基础。

一、数字时代涉密档案管理体系概述

涉密档案管理体系是指一个国家或组织内部为了有效管理和利用档案而建立的一套完整的档案管理制度和档案管理流程体系。该体系是由国家监管部门或组织内的上级部门监管、档案部门配合运行的管理框架，主要包括档案的收集、整理、保存、利用和销毁等环节的管理规范和流程，以及相关的技术、设备、人员的配备和培训等。涉密档案管理体系的建立和优化可以有效保护档案的完整性、可靠性和安全性，为国家及相关组织的决策、管理和服务提供必要的信息支持。

数字时代，主动融入中国式现代化历史进程已成为新时代档案工作的重点议题，涉密档案管理既关系着国家秘密的安全，又关系着档案合理开放利用和信息资源价值的实现。但当前阻碍涉密档案管理体系框架实践存在诸多内因，第一，由于涉密档案知悉范围相对受限，相比传统档案资源建设，涉密档案往往重管轻用，对其合理开发利用不足；第二，涉密档案数字化会引致新的风险点。档案数字化进程不断推进，档案安全也面临着严峻挑战，涉密档案成为非法组织远程攻击的重点目标，数字泄密事件高发、频发，为涉密档案管理带来了极大困难；第三，涉密档案管理一直是档案管理工作的难点和薄弱点，在数字时代更加剧了这一问题。为此，系统分析数字时代涉密档案管理体系现状，剖析档案管理体系的建设需求，并提出优化路径，对于推动以涉密档案管理现代化赋能中国式现代化建设发展具有重要意义。

二、数字时代涉密档案管理的数字化转型

1、制度环境驱动涉密档案管理数字化转型

自提出“数字中国”战略以来，数字化一直是档案管理中的重要板块。“十四五”规划提出加快数字化发展，建设数字中国，要求迎接数字时代，激活数据要素潜能，推进网络强国建设，加快建设数字经济、数字社会与数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革。我国对档案数字化转型的相关政策支持力度不断加大，将数字驱动治理提升成当下的重要议题。2024年3月施行的《中华人民共和国档案法实施条例》在移交及备份方面做了保密要求，即电子档案移交接收网络以及系统环境应当符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等规定，异地备份选址应当满足安全保密等要求。2023年2月印发的《数字中国建设整体布局规划》为我国数字中国建设发展进行顶层设计，明确数字中国“2522”整体框架，而以数字赋能涉密档案管理规范体系更是其中的关键组成。2022年，国务院印发《关于加强数字政府建设的指导意见》，明确“落实安全制度要求”，提出加大涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私和个人信息等数据的保护力度。一系列相关政策制度的施行成为推动涉密档案管理数字化转型的重要制度环境。

2、需求结构牵引涉密档案管理数字化转型

数字时代涉密档案的特殊供应方式决定了它的需求结构，对其受众的需求分层分类显得至关重要，细致规划受众需求层次，将服务对象的需求进行结构化分析，牵引着涉密档案管理的数字化转型。人民对美好生活的向往需要体现在涉密档案对外服务的工作中，满足涉密档案受众群体的需求结构，主要体现在三个方面：一是涉密档案资源供给需求的多样性及查询利用需求的合法性与便捷性；二是涉密档案资政参政需求的现实性及特定记忆传承需求的价值性；三是档案留凭存史需求的原始性及涉密档案业务需求的专业性。准确把握受众群体的不同层次与类别的需求，并在涉密档案数字化转型中对需求结构进行分析拆解，抓住受众的核心需求，使用数字化技术进行涉密档案的管理，完成数字化转型之路。

3、资源结构支撑涉密档案管理数字化转型

我国5G基站总数达231.2万个，光纤接入端口达10.25亿个，我国的数字基础设施逐步完善，国家数字竞争力也在不断增强。数字技术的发展不断拓展档案资源的产生方式和储存结构，并在各方面都在赋能涉密档案管理。档案资源体系、质量与结构也在不断发生变化，以电子保存为载体的档案资源越来越占据档案保管与利用的有利地位，数字档案馆掀起建设高潮，各大档案馆纷纷建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。在以资源结构多样、资源建设工程量大为支撑的涉密档案管理数字化转型的过程中，也伴随着数据泄密、档案非法入侵等新型风险。资源结构的不断拓展与变化有效满足了数字化档案转型的涉密档案管理规范体系建设需求，在统筹发展与安全的前提下，既能发挥数字资源价值，又可以实现档案资源结构的合理与有效利用，全面保护涉密档案安全。

三、数字时代涉密档案管理的困境

1、涉密档案管理理念滞后

通过基础调研发现，我国档案部门与保密部门在涉密档案规范管理制度建设方面缺乏系统的统一管理理念，导致涉密档案联合管理制度缺失、涉密档案存在无法及时收集、归档、保管与利用的情况。在数字时代，多方保守的档案管理理念导致了涉密档案不敢数字化与排斥数字化的行为，为涉密档案的收、存、管、用带来极大的困难。因此，转变我国涉密档案管理理念是当前解决涉密档案管理中各类问题的当务之急，是贯彻总体国家安全观的客观需要，也是推进国家秘密治理和档案治理现代化的内在需求。

2、涉密档案监管职责不清

档案部门与保密部门是党和国家机关的重要组成部分，要正确处理保密部门和档案部门的关系，两者既统筹档案开放利用，又是信息安全保密的必要保障，要充分发挥档案工作和保密工作在推进国家治理现代化中的支撑性和保障性作用。当前应明确主次，深化认同保密部门在涉密档案管理中的领导地位，尽最大努力破解涉密档案管理存在的监管职责不清晰、档案开放监管职责交叉、监管理念尚需更新、部门之间协同不足等问题，厘清档案部门与保密部门分别在涉密档案的收集、治理及利用等全生命周期中的监管职责。

3、涉密档案技术应用不足

数字时代的大数据、云计算、区块链和人工智能等数字化技术日新月异，在各项数字化技术的不断成熟过程之中，涉密档案的数据技术管理难度也在不断增加。通过将上述新技术运用到涉密档案的管理过程中，建立涉密档案数据库、开发涉密档案管理系统与应用程序可以有效更新涉密档案管理的技术体系。专业涉密档案管理系统与应用程序的开发与推广可以促进涉密档案的管理体系化，从国家级保密部门向省、地市级保密部门拓展，多点发力，形成自上到下“一盘棋”的涉密档案管理办法，优化涉密档案管理体系，提升管理质量。

四、规范体系框架的优化

1、以理念转变破解涉密档案管理理念滞后

塑新理念。以涉密档案受众的底层需求为导向，助推数字时代的涉密档案服务与利用的高质量发展，完成管理体系框架的实际优化过程。在数字时代，涉密档案管理人员要牢牢树立保密意识，加强对《档案法》和《保密法》的综合掌握程度，不断学习积极塑新管理理念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识。以需求为导向，基于涉密档案受众人员的特定使用需求，相关的数字化服务应采用具有一定的针对性策略，让受众在获取涉密档案的服务过程中满足需求。

在业务管理工作方面，涉密档案管理体系的建设与优化需要秉持“全周期管理”理念，并不断考虑涉密档案解密利用环节的诸多前置问题，将工作做在前面。从涉密档案的生命周期来看，将解密审核环节前置，对于推动那些无需封闭、原本在文件阶段就可公开的公共档案利用而言至关重要[7]。转变管理理念，将解密工作与档案工作相结合，将解密工作与业务工作同步动态融合，将部分涉及业务的涉密档案以年度为周期进行解密审核，为涉密档案管理提供新思路。

2、以主体协同破解涉密档案监管职责不清

协同发展。以档案主体的协同发力为基础，带动数字时代的涉密档案管理向上进步，完成管理体系框架的逻辑优化过程。我国涉密档案管理涉及形成单位、保密单位、解密单位、开放审核单位及利用单位等主体，在涉密档案管理全周期过程中，各主体的责任与权力界定、不同主体间的密切交流与意见交换是充分发挥协同作用的坚实基础。

涉密档案形成与立档保管主体单位，应根据该档案的实质内容及档案涉及的秘密程度进行密级划分，确定档案使用形式及保密期限。作为档案保密的主体单位，要从源头做好保密工作，履行保密职能。在涉密档案的开发与利用方面，档案形成单位、保密单位、解密单位及开放审核单位要根据涉密档案的实际情况，协同做好工作，利用单位在允许的范围内进行涉密档案的使用与开发工作。为进一步细化涉密档案管理主体权责、优化主体协同工作，一方面，捋清监管单位职责，明确各涉密档案主体的责任分工，用科学的标准与严格的工作制度将主体协同工作理念贯彻到具体工作中。同时，探索涉密档案管理体系责任制度，对不同涉密档案管理主体负责的工作进行打包式责任评审，将非涉密档案与涉密档案分类评价，为后期的涉密档案综合利用评估提供前置便利条件。另一方面，积极探索相关主体间的合作交流形式，促进涉密档案部门与其他部门的交流与合作，如与保密部门协同合作，推进涉密档案开放审核与利用。

3、以智慧应用破解涉密档案技术的应用不足

重视应用。以技术驱动的档案智慧应用为方向，指明并奠定数字时代涉密档案管理的发展方向，完成管理体系框架的综合优化过程。一方面保留涉密档案中独有的保管属性；另一方面，用先进的数字技术实现涉密档案的数智化呈现与应用。充分发挥数智技术赋能性作用，以呈现“体验化”为发展趋向的智慧应用来不断延伸档案管理的功能体验，充分发挥数字技术的先进特性，破解涉密档案技术应用不足的难题。同时，采用多重安全机制，做好风险防控工作，对涉密档案管理过程中的技术手段采取更为透明公开的方式，建立制度化管理体系，为技术应用提供科学依据。

借助AIGC、虚拟现实等技术，助推涉密档案服务由重“建设”到重“合理应用”转变，使得涉密档案的特有服务对象体验智慧应用App带来的高质量档案服务。使用智慧应用App，也使得涉密档案管理者可以充分发现涉密档案重的高价值元素，使得高质量的涉密档案管理体系框架得以实现。在此基础上，推动智慧化基础设施、集成化办公业务体系建设，不断建立健全涉密档案开放审核监督系统，包括各种数据库、知识库、资源库以及期间的连接，为数字时代涉密档案管理体系的运行提供科技支撑。最后，要避免技术狂热，不能脱离实际而过分依赖数字技术，避免涉密档案因智慧应用系统被恶意攻击而造成大面积瘫痪，避免因技术滥用和技术自身风险带来的大规模泄密风险。

涉密档案管理作为我国档案事业发展中的重要组成部分，在数字时代涉密档案管理体系框架的不断优化过程中，找准自身特殊的功能与定位，在安全可控的前提下，以全新姿态融入档案管理服务体系中，为新时代社会主义数字化中国的建设提供涉密档案的特有助力。在数字时代的档案开放背景下，我国涉密档案管理体系框架在价值引领、管理理念、资源结构和技术应用等方能仍需进一步协同化与规范化。本文从数字化转型、管理困境与管理体系框架等方面对数字时代涉密档案管理规范体系进行优化，以期为国家、社会以及个人合理合法地便捷利用涉密档案，推动档案工作更好地融入中国式现代化进程提供参考借鉴。