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学术研读|浅析档案开放鉴定与档案开放审核工作

时间: 2024-04-07 10:01:36 浏览量:679
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档案开放鉴定和档案开放审核工作是档案开放的必经程序,直接关系到档案开放的质量和效率,也是确保档案安全保密的重要手段。本文首先详细阐述了二者之间的异同。其次,讨论了各地档案馆在档案开放鉴定与档案开放审核中的机制创新、制度探索和技术应用等实践探索。最后,从细化标准、技术运用、完善机制和加强学习等四个方面,提出新时代进一步做好档案开放鉴定与档案开放审核工作的路径内容,为深化档案开放鉴定与档案开放审核工作必要性认识,推动档案开放鉴定与档案开放审核工作高质量发展,具有积极的现实指导意义。

一、档案开放鉴定与档案开放审核之间的关系

档案鉴定与审核是馆藏档案依法向社会开放前必须履行的程序。档案开放鉴定与审核是保证馆藏档案资源开放安全、可靠、有效的重要环节。

01 二者的相同点

首先是客体相同。无论是档案开放鉴定,还是档案开放审核,其鉴定或审核的客体都是移交进馆的馆藏档案或者未移交进馆的馆藏档案。前者是指已经达到一定年限、无需限制利用的馆藏档案;后者是指由档案形成单位或保管单位负责鉴定或审核。其次是目的相同。无论是鉴定还是审核,直接目的都是“开放”。即确定能否开放以及开放的范围和途径。间接目的都是利用。即为满足社会不特定群体档案利用提供服务。此外,二者都是保证档案开放有序且安全的重要途径。

02 二者的不同点

“档案开放鉴定”与“档案开放审核”二者之间既 有相同点,也存在着明显的不同。首先是主体的不同。《档案法》《档案法实施条例》均提出“国家档案馆会同档案形成单位或者移交单位进行档案开放审核”。而档案开放鉴定主要是由档案馆及其下设专门机构进行。其次是内容的差异。总体来看,档案开放鉴定的内容外延要广于档案开放审核。鉴定除了审核其解密情况、保管期限等是否满足开放外,还涉及档案开放的真伪及价值鉴定。

二、档案开放鉴定与档案开放审核现实探索

01.档案开放鉴定探索

档案开放鉴定机制探索。北京市平谷区档案 馆施行“双初审”(区档案馆、立档单位)档案开放鉴 定制度。初审采取“一审二核三同议”工作机制,区档案馆鉴定工作人员对馆藏档案开放鉴定进行初审,初审结果交档案形成单位与移交单位征求意见;对移交单位 有疑义的内容,鉴定工作人员与基层档案员一同对照档案原文,将确需延期开放的档案内容进行逐条复核,并做出相应调整。驻马店市档案馆档案开放鉴定实行“三 审”制:工作人员初审、档案开放鉴定工作小组组长复审、鉴定工作委员会终审。

档案开放鉴定制度探索。《山西省各级国家综合档案馆档案开放鉴定工作实施细则》,规定全省各级国家综合档案馆成立档案开放鉴定委员会,主任由档案馆馆长担任。下设档案开放鉴定工作组,由分管档案馆工作的副馆长任组长。确定了档案开放鉴定工作程序:制定方案、开展鉴定、编制与审议鉴定工作报告、报批报告。按照“初审—复审—终审”步骤进行。此外,平阴县、奉贤区等地也陆续颁布了档案馆档案开放鉴定实施办法。

档案开放鉴定技术探索。江西省档案馆综合运用关键词匹配技术、数据挖掘技术、COR和中文分词工具、DFA搜索算法、t-SNE算法、深度学习感知器二分类算法等数据分析算法技术,构建由递进式辅助开放鉴定双模块、算法模型和档案知识库组成的辅助档案开放鉴定模型(见图1),模型总精确率为67.6%,极大地提高了档案开放鉴定内容得效率。

02.档案开放审核探索

档案开放审核机制探索。天津市档案馆馆藏档案开放审核采取“初审-复审-终审”制。漳州市档案馆档案开放审核包括前期准备、“三审一会”到公布目录信息共8个流程,实行“档案形成单位或移交单位初审、 档案馆复审、档案馆领导小组终审”的“三审”工作机制。邹平市档案馆采取档案形成单位或移交单位初审、市档案开放审核小组复审、市档案开放审核工作委员会终审和备案的“三审一备案”档案开放审核程序。内蒙古自治区档案馆档案开放审核流程是初审、抽检、复审、终审到馆务会议审议,审核流程更加精细化。

档案开放审核制度探索。2023年,天津市档案局出台《天津市国家档案馆馆藏档案开放审核工作细则》,明确了档案开放审核与解密审核同步开展,使档案开放与档案解密无缝衔接。内蒙古档案局先后出台了 《内蒙古自治区档案开放审核安全保密管理制度》《档案馆档案开放审核工作人员管理制度》《档案馆档案开放审核工作场所管理制度》,涵盖档案开放审核安全保密、人员及场所管理制度。

档案开放审核技术探索。漳州市档案馆运用计算机辅助档案开放审核系统,建立档案开放审核敏感词库,突出敏感词及频度表,提升档案开放审核质效。

三、档案开放鉴定与档案开放审核工作路径

01.细化标准规范档案开放鉴定与审核工作

从全国各地的成功实践来看,无论是国家级、省级层面,还是市级、县级,都陆续出台了档案开放鉴定与审核的规章制度,这也有利于规范档案开放鉴定与审核工作。因此,要根据《档案法》《保密法》《档案法 实施条例》《政府信息公开条例》,制定具体的档案开放鉴定与审核的细则或办法,加强档案开放工作顶层设计,推动档案开放鉴定与审核工作规范转型升级。要密切关注新修订的法律法规以及规章制度,及时跟进和调整档案开放鉴定与审核具体流程规范,明确档案开放鉴定与审核的主体客体、开启程序、工作时限、方法步骤等。做好档案开放鉴定、审核与档案保密制度的衔接,适应新形势新变化。

02.技术运用提升档案开放鉴定与审核水平

从全国各地的实践探索情况来看,随着信息技术的发展及应用,应升级档案开放鉴定与审核手段,积极引入数据挖掘技术、创新档案开放鉴定与审核模型,积极运用关键词匹配技术、数据挖掘技术、COR和中文分词工具、DFA搜索算法、t-SNE以及人工智能、虚拟现实、档案利用场景等,不断提升档案开放鉴定与审核工作的准确性、高效性,使科技赋能档案开放鉴定与审核全流程、全流域。要持续完善动态敏感词库,运用数据预处理,解析档案原文,把档案开放鉴定与审核功能嵌入档案管理系统,推动协同治理、跨界合作,升级档案部门技术应用能力。

03.技术运用提升档案开放鉴定与审核水平

档案开放鉴定与审核需要由各个部门共同完成,发挥各部门组织、具体鉴定审核的落实。因此,要进一步完善档案开放鉴定与审核工作体制机制,建立档案开放鉴定与审核工作的常设领导机制,推动构建档案开放鉴定与审核协同机制。要注重该机制作用的发挥,定期召开会议,研究解决当前档案开放鉴定与审核工作实践中出现的主要问题,健全完善档案开放鉴定与审核协同机制,有效整合一定区域范围内各档案馆和档案形成单位或档案移交单位以及档案领域专家骨干等档案资源、审核专业力量、开放成果、利用信息等,全面客观分析评估开放利用效果,优化配置审核力量,合理确定审核任务,共享使用审核成果,不断提高档案开放鉴定与审核工作成效。

04.加强学习增强档案开放鉴定与审核能力

加强人才队伍建设,不断提升档案开放鉴定与审 核人员的综合业务素质。加强国家档案馆之间的馆际交流、学术研讨,拓宽档案开放鉴定与审核人员的思路、 视野。常态化开展标准规范知识的学习,熟练掌握最新的档案鉴定与审核标准,对一些职能部门形成的专门档案保管期限、利用范围的规定要做到心中有数。如婚姻档案、社保业务档案的保管期限多为100年,限制使用等等。此外,还要加强计算机信息技术的知识学习,熟练掌握前沿技术应用,注重运用技术赋能档案开放鉴定与审核工作,提升档案开放鉴定与审核工作质量和效率。加强档案开放鉴定与审核人员的职业道德教育,守住业务底线、红线,自觉遵守档案开放鉴定与审核工作的要求。

结语

新时代我国档案事业发展迈入了新阶段,新时代是一个开放、包容与协作的时代,在新时代背景下,档案工作面对的是一个开放的环境、开放的世界,档案开放鉴定与审核要始终坚持“走向依法治理、走向开放、走向现代化”,走开放之路,以档案工作开放促进档案事业发展,切实发挥档案在国家治理体系和治理能力现代化中的应有作用。